Документацията за процеса ясно очертава критичните задачи, които се изпълняват в една компания. Те премахват объркването сред служителите и поставят всички членове на една компания на една и съща страница. Процесният документ дефинира какви са текущите процеси в компанията. Чрез идентифициране на настоящите практики често откривате недостатъци в настоящата система и виждате възможности за подобрение. Документацията за процеса също позволява на компанията да се адаптира по-бързо към променящите се бизнес нужди. Ясното очертаване на текущите функции на вашата компания ще позволи по-добре на компанията да продължи напред.
Определете обхвата на документа. Можете да документирате всеки процес в рамките на една компания или в по-големи компании, фокусирайки се върху един набор от процеси. Например, една голяма корпорация може да иска да започне само с техните счетоводни функции, вместо да документира цялата работа на организацията.
Направете визуално представяне на процесите на една страница. Включете матрица на приложимост, описание на кой е отговорен за всяка задача или диаграма на процеса. Диаграма на технологичния процес е представяне на високо ниво на различните стъпки за завършване на процеса и начина, по който стъпките преминават през организацията. Например различните стъпки за плащане на фактура могат да бъдат очертани с диаграма на процеса.
Обяснете въздействието на процеса върху продуктите и услугите. Детайлизирайте ефектите от нормалните операции и ефектите, които ще доведе до провал в процеса. Например, ако фактурите са изгубени и не се плащат, доставчикът ще откаже да изпрати следващата поръчка.
Определете ролите в процеса. Идентифицирайте ролите от тяхната работа, а не от отделните лица. Например служителите, които се задължават да плащат, обработват фактурите и ги въвеждат в системата за плащане. Администраторът одобрява фактурите и разрешава плащане.
Очертайте всички компютърни системи и софтуер, използвани в процеса. Ясно дефинирайте всяка система, нейната цел и функционалност.
Документирайте процеса от началото до края. Използвайте диаграмата на процеса като ръководство за съставяне на текста. Включете възможно най-много подробности, в зависимост от обхвата, който сте избрали да включите в документа. Използвайте имената на ролите, за да присвоите отговорност, а не индивидуални имена.
Включете раздел за изключения. Документирайте какво се случва, когато не се следва нормалния поток на процеса. Например, когато компютърните системи не работят, се въвежда хартиена счетоводна система за обработка на фактурите.
Прегледайте документа за процеса с всички засегнати страни. Уверете се, че всички са съгласни с процесите.
