Тръжна документация е оферта за доставка на продукти или услуги или изпълнение на работа на определена цена и при определени условия. Ако доставяте продукти на други предприятия или в публичния сектор, процесът на подаване на оферта в конкуренция с други фирми е често срещан. По същество, тръжен документ е писмо, в което се обяснява как бихте изпълнили очакванията на клиентите си и защо сте най-добрият да го направите. С написването на оферта, можете да усъвършенствате своите цели, силни и слаби страни и да повишите профила си с клиента си.
Исканата информация
Тръжен документ отговаря на няколко очаквания от потенциален клиент, започвайки с целта на вашата оферта. Трябва да изложите пълномощията си, описвайки миналия опит. Казусът за успешна работа, извършена за друг клиент, е убедителен. Обяснете как ще предоставите услугата или продукта, артикулирате процесите на вашата компания, както и човешките и технически ресурси, необходими за изпълнението. Представете график на резултатите и опишете как ще се управлява проектът. Идентифицирайте рискове или потенциални проблеми, които могат да забавят или възпрепятстват изпълнението. Посочете структурата на ценообразуването, както и съображенията за последващи грижи. Потенциалните клиенти също искат да знаят за уменията и опита на вашия екип. И накрая, съставете мотивационно писмо, обобщаващо точката на офертата, както и нейната структура.
Отговор на екип
След като разберете какво се очаква от даден търг, организирайте екип, който да адресира различните му раздели и да управлявате процеса на писане. В известен смисъл пишете съкратен бизнес план за конкретен продукт или услуга. Разберете кой е отговорен за изследване и събиране на необходимата информация. Някой може да се наложи да координира различните материали, които ще помогнат на вас или писател да съставят документа за търга. Ако нещо в офертата е неясно, обадете се на телефона или се срещнете с клиента и задайте въпроси. Като цяло, клиентите не биха искали нищо повече, освен да допринесат с идеи за процеса на реагиране на техните нужди.
Планирайте и напишете да печелите
Познаването на начините, по които можете да се разграничите от конкурентите, може да ви помогне да напишете печеливш тръжен документ. Осъществете нови идеи, за да се справите със загрижеността на потенциалния клиент за предлаганите от вас продукти и услуги. Ако се притеснява за поддръжката на даден продукт, намерете решение, което се отнася до тази тревога. Като цяло, клиентите искат стойност за парите си, така че ценообразуването не е единственият определящ фактор за това кой си тръгва с бизнеса. Разберете какво можете да предложите, че вашите конкуренти не могат, като например подобрение в обслужването, намалени рискове, по-голяма надеждност или по-добро качество. В допълнение към това, което клиентът иска, допринесете за една полезна идея.
Съвети за композиране
Лошо написан и представен документ може да осуети дори най-добрите оферти. Дръжте документа подобен на бизнеса, като използвате кратки, строги изречения и параграфи. Маркерите и заглавките могат да помогнат за сегментирането на документа. Уверете се, че всички елементи на документа, като например резюметата на членовете на екипа, са стандартизирани. Шрифтът трябва да бъде еднакъв по време на търга. Накарайте редактор да прегледа и преработи документа и след това да внесе коректор, за да се спре за грешки и пропуски. Включете съдържание, така че читателят да може да прелиства документа и лесно да локализира определени раздели.
