Ако планирате да стартирате кол център, можете спокойно да оставите настрана старата препоръка, че местоположението е всичко. Защото единственият ви контакт с клиентите - или повечето от тях - никога няма да ви посетят лично, адекватното пространство е по-важно от мястото. Изискванията за инфраструктура и съхранение на данни също са от съществено значение. Освен това, тъй като работната среда може да стане доста шумна, физическото оформление не само трябва да е удобно за вашите служители, но и да намали шума.
Квадратни изисквания към кадрите
Response Design Corp. - която е специализирана в проектирането на кол център - обсъжда изискванията за пространството по отношение на "квадратни фута на място", препоръчвайки ви да разрешите от 125 до 150 квадратни метра на място. "Този квадратен номер се отнася за всички нужди от общите части, а не само за кубичните", отбелязва Дизайнът на отговорите. Що се отнася до пространството в кабината, то цитира един център за обаждания, където всеки представител за обслужване на клиенти е получил кабина от 33 квадратни метра. Комбинирайки тези фокуси, ако планирате да започнете с 10 телефона, ще ви трябват около 330 квадратни метра пространство за кабини и още 920 до 1170 квадратни метра за заседателна зала, тоалетни и съхранение на данни.
Определяне на инфраструктурните изисквания
Работа с консултант по бизнес телекомуникации за определяне на инфраструктурните нужди. Вътрешното окабеляване, изискванията за телефонната система и честотната лента са сред най-важните съображения. Например, решете дали стандартните комутируеми обикновени телефонни линии или Voice Over Internet Protocol са най-добрият избор. Ако изберете VoIP, проверете дали потенциалният сайт вече е настроен за оптична мрежова услуга и дали можете да изградите разходите за всякакви необходими промени в лизинговото плащане или дали трябва да платите тези разходи предварително. Скоростта се отнася до скоростта на предаване на данни, което от своя страна определя както скоростта, така и ефективността на вашите интернет връзки.
Оптимизирайте средата за съхранение на данни
За осигуряване на време и надеждност на системата, монтирайте информационно оборудване в затворено помещение, оборудвано с отделна климатична система и оборудване за контрол на влажността. Avtech Software, Inc., фирма, специализирана в контрола на температурата и околната среда в центровете за данни, препоръчва температура на околната среда между 68 градуса и 75 градуса по Фаренхайт и относителна влажност между 45 и 55 процента.
Покупка на софтуер и оборудване
В книгата си “Comdex Call Center Training Course Kit”, автор и предприемач Vikas Gupta препоръчва всички нови кол центрове да започват с пет основни технологии. Те включват интернет връзка, автоматичен дистрибутор на повикване, система за интерактивна гласова реакция, интеграция с компютърна телефония и инструменти за контакт с клиентите. Ако фокусът ви е върху изходящи повиквания, ще ви е необходим и софтуер за предсказуемо набиране. Всеки агент също ще се нуждае от компютър и слушалки. Цените на софтуера и оборудването се различават значително, затова сравнете магазина и вземете най-малко три оферти, преди да вземете решение за покупка.
Намаляване на шума
Телефоните за звънене, текущите разговори и операционното оборудване допринасят за шумна работна среда. Това прави планирането на етажите, оформлението и работното място да намалят шума. Възможностите за постигане на тази цел включват разстояние между работните станции вместо групиране на агенти, добавяне на звукови бариерни панели между работни станции, изграждане на един или два лични офиса, които да се използват за срещи и повиквания, които изискват лични и жилищни принтери и копиращи машини от работните станции. Растенията и меките, шумоизолиращи мебели, като щори, килими, възглавници и тапицирани столове, могат да намалят шума още повече.
