Комуникацията в рамките на една организация е критична. Колкото по-свързани и информирани са служителите, толкова по-голямо е доверието им към техния работодател. Изследванията показват, че служителите предпочитат взаимодействието лице в лице със своите началници, но времевите ограничения и големината на организацията не винаги позволяват такъв подход. Фирмените бележки са друг начин за предаване на важна информация на вътрешната аудитория на организацията. По-малко формални от бизнес писма, те могат да обявяват нови политики или организационни промени, да доставят исканата информация или да служат като актуализация на проекта. Да се научиш да пишеш фирмена бележка, която предоставя информация, от която се нуждаят служителите, ще помогне за укрепването на “силата на компанията” вътре в нея.
Елементи, от които се нуждаете
-
Цифрово изображение на фирмено лого
-
Софтуер за публикуване на компютри
-
печатар
-
хартия
Вмъкнете логото на фирмата като изображение в горната част на страницата.
Създайте заглавие, което гласи (с всички главни букви) „MEMO“, „MEMORANDUM“ или „INTEROFFICE CORRESPONDENCE“. Това може да бъде центрирано в горната част или подравнено с лявото поле.
Следвайки заглавието, вмъкнете ред от място и след това думите „TO:“, „FROM:“, „DATE:“ и „SUBJECT:“ (можете също да замените „RE:“ вместо „SUBJECT:“) с съответната информация, последвана от твърда възвръщаемост. Споразумението може да варира. Всеки елемент може да има свой ред за общо четири реда, или да разделяте на две колони: първата, съдържаща „TO:“ и „FROM:“, а втората с „DATE:“ и „SUBJECT“. включете вътрешен адрес или поздрав (“Скъпи…”).
Стартирайте тялото на бележката си на втория или третия ред под заглавието. Ако Вашата бележка е рутинно съобщение, отворете директно. Бележките, които дават лоши новини, трябва да се отворят с неутрално изявление, тясно свързано с темата на бележката, известна в бизнес комуникацията като буфер, за да се подготвят читателите за негативната информация. В зависимост от новината можете да избирате между няколко стратегии за това отваряне. Уверете се, че той е искрен, уместен, честен и кратък.
Използвайте остатъка от пространството си, за да предоставите важни подробности. Тонът трябва да е разговорен. Използвайте подзаглавия, за да направите по-дълги бележки по-лесни за четене. Можете също да включите таблици, графики или други визуализации. Писателите, които искат да убедят аудиторията си, трябва да включват как / защо тази информация ще бъде от полза или за служителите лично, или за компанията като цяло.
Край на положителна, приятелска бележка. Не включвайте безплатен достъп или подпис.
Отпечатайте бележката и началния текст на името си най-отгоре или подгответе бележката, която ще бъде изпратена по имейл (може да загубите част от форматирането чрез изпращане по електронен път). Ако бележката ще бъде изпратена на множество получатели, може да е по-евтино да отпечатате едно копие, да я започнете и след това да направите фотокопия.
Разпределете. Тя може да бъде доставена ръчно, по електронна поща, изпратена чрез междинна поща или по пощата.
Съвети
-
Използвайте блоков формат (без отстъп) с интервал между всеки абзац. Съсредоточете се върху една тема. Опитайте се да запазите бележката под две страници. Бележките трябва да се използват само във вашата вътрешна аудитория. Не изпращайте бележка на хора извън вашата компания. Вместо това напишете писмо. Ако адресирате бележката до определени лица, а не до цял отдел или персонал като цяло, подредете списъка на получателите по азбучен ред, освен ако няма хора на определени длъжности, на които трябва да се даде по-изявено разположение.
