Циркулярно писмо се използва за споделяне на една и съща информация с голяма аудитория. Тя се различава по предназначение от лично писмо, което изпраща конкретна информация до един или няколко получатели. Циркулярни писма често се използват за обявяване на нова информация или за изясняване на политиките. Те са донякъде общи по темата, тъй като те са широко прочетени. Писането на циркулярно писмо от всякакъв вид изисква няколко важни стъпки.
Познайте аудиторията си. За циркулярните писма читателите са разнообразни, така че може да е трудно да се прецени нивото на предварителна информация или познаване на съдържанието, което искате да споделите. Въпреки това, помислете за по-голямата част от вероятните читатели, когато пишете, така че вашето писмо да е полезно за повечето хора.
Разграничете вътрешните и външните кръгови букви. Вътрешното циркулярно писмо, въпреки че е разпространено до голяма група, все още е ограничено до група. Например, един бизнес може да разпространи вътрешно писмо до служителите за нова политика на компанията. За разлика от това, външно писмо би било писмо, разпространено до всички клиенти или до обществеността.
Използвайте тона и гласа, подходящи за вида комуникация (вътрешна или външна), за която ще функционира кръговото писмо. Например, подходящ е строг тон за циркулярно писмо до всички служители, отнасящи се до закъснението или отсъствията. Въпреки това, един строг тон не би бил подходящ да се използва за писмо за разпространение до клиентите.
Споделяйте само оторизирана информация. Тъй като циркулярните писма са предназначени за голяма аудитория, те не са подходящи за разкриване на поверителна информация или детайли, които не са предназначени за широка аудитория.
