Управление на документи е процесът, който организациите използват, за да създават, контролират, защитават, съхраняват, извличат, споделят и унищожават документи във всичките им форми. В ерата на разпространението на информация, бързите технологични промени и проблемите на сигурността, организациите, създаващи системи за управление на документи, трябва да вземат под внимание не само добрите бизнес практики, но и правилата, разпоредбите и стандартите, приети от правителството и международните органи.
Правни субекти: Финансови
Многобройни федерални организации издават разпоредби, изискващи от организациите да спазват правилата за управление на документи. По-долу е дадено обобщение на тези субекти, видовете организации, които те въздействат, и на устава или наредбата.
Комисията по ценни книжа и борси в SEC 17a-4 предоставя правила за управление на документи за брокери, анализатори и други, участващи в борсата за ценни книжа.
Законът Sarbanes-Oxley в раздели 404 и 409 влияе върху управлението на документи от всички публично търгувани компании, както и от счетоводни фирми, одитори и онези, които участват в търговията с ценни книжа.
Актът за проверка на клиринга за 21-ви век (Проверка 21) регулира обработката на чекове и се прилага за банковия сектор. Той се администрира от Федералния резерв.
Законът Gramm-Leach Bliley защитава финансовата информация на потребителите от финансовите институции и се администрира от няколко федерални агенции.
Националната асоциация на дилърите на ценни книжа (NASD) Правило 3010 и Нюйоркската фондова борса (NYSE) Правило 342 се администрират от Комисията за ценни книжа и борси и регулират изискванията за водене на записи, свързани с електронните комуникации за членовете на тези две организации.
Правила за здравеопазване
Законът за преносимост и достъпност на здравното осигуряване (HIPAA) се прилага за групи като лекари, болници, застрахователни компании и работодатели, ангажирани с събирането или предаването на информация за пациенти. Той се администрира от американското министерство на здравеопазването и човешките услуги.
21 CFR 11 е разделът от Кодекса на федералните правила, администриран от Американската администрация по храните и лекарствата и адресиращ електронни записи и електронни подписи. Този раздел оказва влияние върху здравните и фармацевтичните компании.
Военни правила
Регулациите на Министерството на отбраната (Отдел по отбраната 5015.2, версия 2) определят изискванията за софтуер за управление на записи, закупен от Министерството на отбраната. Други държавни органи също използват този стандарт за своя софтуер за управление на записи.
Други федерални правила
Федералните правила за гражданско производство уреждат как адвокатските кантори обработват информация, свързана с правни процедури.
Службата за вътрешни приходи Rev. Proc. 97-22 предвижда правила за електронно съхранение и трансфер на информация за данъкоплатците и въздейства върху сектора на финансовите услуги.
Необходимост от правила
Американците зависят от регулаторните агенции, за да гарантират, че защитата е налице, за да се запази личната информация, да се защитят финансовите транзакции и да се упражнява подходящ надзор върху тези, които контролират хранителните, наркотичните, финансовите и здравните активи на страната. Информационната инфраструктура на страната е от жизненоважно значение за нейната защита и трябва да бъде защитена.
Стандартизацията на управлението на документи се простира отвъд Съединените щати. Неправителствени организации като Международната организация по стандартизация и API за управление на отворените документи работят за стандартизиране и споделяне на процеси за системи за управление на документи, за да гарантират сигурността и наличността на информационни записи, когато са необходими.
