Според Бизнес речника системата за управление на документи е „електронна система, предназначена да организира и управлява документи. Тези документи обикновено се организират със софтуер, който предоставя на потребителя възможност за достъп, модифициране и централизирано съхраняване на документите. ”Компаниите често използват тези системи за конвертиране на исторически хартиени документи в електронни файлове за по-лесна справка и намаляване на пространството за съхранение. Повечето компании генерират някакъв вид документи, свързани с техните операции. Намирането на най-добрия начин за управление на тези документи може да подобри вътрешния работен процес на компанията.
Прегледайте входящите точки за бизнес документи. Собствениците на фирми и мениджърите трябва да определят как документите влизат в тяхната компания и да решават как най-добре да ги улавят по електронен път.
Въвеждане на софтуер за електронно събиране на информация. Компаниите могат да поискат от външни лица - като доставчици, доставчици или подобни групи - да изпращат информация по електронен път чрез електронна поща или уебсайтове. Това позволява на компаниите директно да зареждат информацията в система за управление на документи.
Изисква служителите да сканират хартиени документи в електронна система за подаване на документи. След като служителят завърши задачата си, мениджърите могат да поискат да сканира цялата уместна информация в компютъра или сървъра на компанията. След това служителят може да разкъса оригинала, за да се освободи от чувствителна информация.
Настройте система за намиране на документи. Възможността за бързо намиране на съхранени документи може да намали времето, прекарано в търсене на историческа информация. Фирмите трябва да създадат стандартна електронна система за подаване на информация, която да може да се съхранява и да се търси на по-късен етап.
Съвети
-
Компаниите могат да решат да изнесат системата си за управление на документи. Предприятията могат да се специализират в съхранението на информация, така че компанията не се нуждае от обилно количество физическо пространство за съхранение на документи.
Внимание
Докато електронните системи за управление на документи осигуряват много ползи за една компания, те също могат да имат недостатъци. Компаниите трябва да могат да осигурят електронна информация от злоупотреба или измама, докато архивират информацията, за да се предпазят от повреда в компютъра или сървъра.
