Счетоводните служители обработват много документи и без система за подаване на документи, офисът може бързо да се превърне в бъркотия. Обичайно счетоводните отдели разполагат с много картотеки, включително заключени, за да се гарантира заплата и друга поверителна информация. Достъпът до финансови файлове и данни следва да бъде ограничен - офисите не трябва да се намират в публични пространства. Въвеждането на система за архивиране в счетоводната служба поставя определени предизвикателства, но може да се направи успешно и да се увеличи ефективността на отдела.
Настройте два вида файлове. Един шкаф или чекмедже е за дневни файлове, които обикновено се съхраняват след края на годината. Тези файлове включват по-голямата част от вашите разходи и приходи. Вторият тип файлове са свързани със съхранение на постоянни или дългосрочни елементи, които трябва да бъдат достъпни с течение на времето. Примери за това са файлове за политики и процедури, договори, дълготрайни активи, застрахователни полици и други документи, които не могат да бъдат изтеглени след края на годината.
Файлова документация по тип. Разходите се подават отделно от ведомостта и други счетоводни области. Не смесвайте и не съвпадайте. Ако определени транзакции принадлежат към повече от една област, като разходи и дълготрайни активи, направете копия на документите и поставете документацията в двата файла. Разходите могат да се подават по азбучен ред, по имена на доставчици, докато файловете с фиксирани активи могат да се класифицират по дати на покупка. В зависимост от бизнеса ви, архивирането на приходите се подава по дата на получаване или дата на депозита, за да се улесни по-късно банковото съгласуване.
Използвайте различни цветове с вашите файлове. Например, можете да подадете всичките си разходи в червени папки, доходите в зелено и договорите в жълти папки. Ако търсите доход, отидете направо към зелените папки, като спестите време и енергия. Ако видите червен файл, който може да бъде поставен наоколо, можете да го преместите в правилния шкаф за документи без никакви проблеми или забавяния. Координацията на цветовете прави попълването лесно.
Съвети
-
Създайте горещ файл, в който поставяте елементи, които се нуждаят от незабавно внимание, и ги запазете на бюрото си.
