Важността на наличието на добре организирана система за подаване на документи никога не е по-очевидна от това, когато липсва важен документ. Неефективните системи за подаване на документи могат да доведат до загуба на време, пари и да доведат до лошо вземане на решения, ако липсващият документ съдържа неразделна част от информацията и трябва да направите решение без него. Един от начините да се създаде ред от хаоса е да се създаде цифрова система за подаване на документи, където да присвоите номера на записи, като поръчки за покупка, инвентарни позиции и оценки, както и информация за файла във възходящ ред или от най-ниското до най-високото число.
Елементи, от които се нуждаете
-
Система за номериране
-
Картотека
-
Справочници за разделяне на файлове
-
Разделители на файловете
-
Файлови папки, различни цветове
-
Етикети
Настройте категории и система за номериране
Настройте категориите файлове и задайте контролни номера. Посочете отделно отделите във вашата организация поотделно. Задайте основен контролен номер за всеки отдел. Например, един малък бизнес може да избере да създаде категории, като "Финансови", "Продажби", "Закупуване", "Човешки ресурси" и "Оборудване". Задайте контролен номер, за да идентифицирате всяка основна категория, например 100 до Финансова; 200, Продажби; 300, Закупуване; 400, Човешки ресурси; и 500, Оборудване.
Задайте подкатегории на файлове и задайте номера на под-контрол, за да дефинирате и идентифицирате всяка подкатегория. Например, в категорията Продажби можете да добавите 10 за отчетите за продажби; 20, оценки на продажбите; и 30, продажби.
Създайте система за номериране в рамките на всяка подкатегория, за да идентифицирате отделни документи в рамките на подкатегорията. Това ще стане номерът, който печатате върху самия документ. Например, ако изпратите поръчка за предварително отпечатани формуляри за оценка на продажбите, ще посочите номера на първия формуляр като 200-20-01 или 200 20 01, ако предпочитате. Всеки следващ документ ще се увеличи с един. Можете например да отпечатате "200-20-02" във втория формуляр за оценка на продажбите.
Създайте главен индекс на плана си за подаване. Това ще послужи за съдържанието на вашия шкаф.
Настройте кабинета
Създаване на система за цветово кодиране, за да се идентифицират основните и подкатегории. Например, можете да създадете правило, което използва етикет за разделяне на син файл, за да идентифицира основните категории. Цветните папки с файлове могат след това да идентифицират подкатегории, като в червени папки за отчети за продажби, зелени папки за продажби и жълти папки за продажби. Етикетите в папките с файлове ще идентифицират съдържанието му, като например етикети, които показват 01-100, 101-200 и така нататък.
Създайте разделители за главната категория и ги поставете в картотеката. Отбележете и поставете началните подкатегории в папката за файлове и добавете, ако е необходимо.
Подайте документи в съответния ред.
Съвети
-
Отделете известно време, за да идентифицирате нуждите на вашия бизнес и да вземете решение за категория и система за номериране, които имат смисъл за вашия бизнес.
Ако използвате компютъризирана счетоводна система и отпечатвате свои собствени формуляри, може да се наложи да промените системата за номериране, за да отразявате изискванията за подаване. Например, номерацията на формулярите за оценка на продажбите може да започне от 200-20-01 и да нараства с една за всяка нова оценка.
Посочете конкретно място и контейнер за всички документи, които все още не са подадени, в случай че ви се наложи да имате достъп до тях по време.
Най-добрият начин да сте сигурни, че сте в крак с изискванията за подаване на документи, е да създадете график, като дневно или седмично.
