Подаването е вековна система, която улеснява намирането на документи. Тези документи могат да включват писма, бележки, финансови отчети, доклади и други форми на кореспонденция. За да постигнете последователна и ефективна система за подаване, трябва да използвате подходящи процедури. Дори в днешния електронен век, бизнесът и домашните офиси все още трябва да поддържат хартиени файлове.
Категории
Групирайте файловете си в категории. Основната категория ще бъде основната, представляваща всички други файлове, които ще бъдат поставени под нея (подкатегории). В зависимост от обхвата на категорията, тя може да обхване цялото чекмедже за картотеки. Например:
Категория: Регистри на ведомостта 2014 Подкатегории: Регистър на заплатите януари 2014 г. Регистър на ведомостта на работна заплата Февруари 2014 Регистър на заплатите Март 2014
Продължете подкатегориите си до края на годината. Ако вашата категория ще запълни цял чекмедже, направете етикет и го поставете върху външната страна на чекмеджето; етикетирайте папките си от подкатегорията и ги поставете в чекмеджето. Използвайте висящи папки за вашите категории, когато имате няколко категории за едно чекмедже и поставете етикетите с подкатегории в тях.
Правила за архивиране
Двете основни правила за подаване са по азбучен ред и дата на подаване. При подаване по азбучен ред, пишете по буквата на азбуката. За подаване на дата, подайте най-новите си файлове отгоре. Има няколко правила, които се прилагат по отношение на подреждането по азбучен ред.
Когато подавате по име, пишете с първата буква (т.е. Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Когато първото име е идентично, напишете с втората буква (т.е., Ace, Adele, Angie, август).
Файл с фамилно име (т.е. Конър, Люк, Денвър, Марион; Фулъртън, Дж. Д., Шустер, АП).
Файлът по начало, когато фамилиите са идентични (т.е., Garrison, DC; Garrison, EF; Garrison, GH; Garrison, YB).
Използвайте първата буква на префикса, когато фамилията съдържа префикс (т.е. де ла Хойя, ГУ; де Марк, Д.С., ван дер Рой, Ф.Х., ван Под, РЕ).
Запишете с първото фамилно име, когато има две (т.е. Anderson & Leiberman; Cypress & Florsheim).
Файловете Mac, Mc, M 'на Mac като Mac; Файл St and Saint като Свети (т.е. Макинтайър, Макнайт, М'Клевър, или Сейнт Пол, Св. Мария).
Поддръжка на файлове
След като системата ви за попълване е на място, трябва да я поддържате. Имате тава за всички документи, които трябва да се подадат; не ги оставяйте да лежат наоколо. Не пакетирайте папките или чекмеджетата с файлове; това затруднява извличането им. Опитайте се да направите някакво подаване поне веднъж на ден. Ако управлявате малка фирма, правете го веднъж седмично. Ако имате файлове, които се носят от употреба, създайте нови файлове за тях. Поставете нежелана хартия в кошчето за рециклиране или рендоса. Ако файловете ви са поверителни, не забравяйте да заключите чекмеджетата.
