Шкафът за подаване обикновено се отнася до офис мебели, които съхраняват файлове и документи. Шкафовете за документи са с различни размери. Някои имат ключалки за предотвратяване на неоторизиран достъп, докато други шкафове са лесни за транспортиране и достъпни за всеки. Фирмите с големи количества файлове, като болници, адвокатски кантори или училища, често поддържат кабинети, които не могат да се движат лесно.
Основи
Има няколко начина за подаване на документи. За да се разработи систематичен подход, трябва да анализирате информацията, която ще се съхранява във файловете. Мозъчна атака по различни начини, така че да можете да изберете най-добрия метод. Например, ако поддържате записи на доставчици на автомобилни части, тогава можете да подадете азбучен подход въз основа на името на компанията. Можете също така да установите метод за разделяне на доставчици по региони (напр. Юг, Запад, Изток, Интернешънъл). Ако поддържате записи за влечуги, тогава вашият метод може да включва организиране на влечуги по техните научни имена или до датата на създаване на файла.
Управление на документи
След като проектирате задоволителен метод, не забравяйте да го запишете, за да могат другите хора да разберат и следват системата за архивиране. Също така трябва да се уверите, че файловете са правилно запазени, защото системата ви бързо ще стане неефективна, ако файловете са непълни (например липсващи данни) или са неправилно съхранени (напр. Игнорираните категории на подаване). Например, ако разделяте половете по цвят, тогава хората, които създават файлове, трябва да помнят да различават мъже и жени.
Трябва да очаквате растеж и да добавите допълнителни шкафове или пространство, както е необходимо. В противен случай записите ще бъдат прекалено плътно запълнени. Също така обмислете как да разграничите активни от неактивни файлове и, ако е приложимо, кога да унищожите или разрушите неактивни файлове.
Съображенията
Много фирми прилагат системи за организация на документи, които използват оригинални документи или хартиени копия. Въпреки това, преди да създадете нова система за подаване, трябва да проучите виртуалните опции. Например, можете да закупите софтуерна програма и да въведете данни или във вътрешен сървър, или в уеб базиран сървър. Дори ако понастоящем имате система за подаване, трябва да оцените времето и разходите за прехвърляне на данни с потенциалните икономии на разходи и ефективността на цифровото или уеб базирано съхранение. Адвокатските фирми, които използват софтуера за управление на случаите на Needles, могат да отделят значително време за прехвърляне на данни, но след като системата напълно функционира, съществуват безбройни предимства, като възможността за достъп до файлове от отдалечени места.
