Организацията на файловете подобрява работния процес за бизнес или личен офис. Съществуват многобройни системи за подаване, които отговарят на различни нужди и предпочитания. Стандартните файлови формати попадат в една от трите широки категории: предмет, цифри и букви. Служителите в офиса използват буквено-цифровия метод, когато файловете трябва да съдържат думи и числа.
Как да организирате файлове
Буквено-цифровите файлове ще имат етикет, съдържащ думи и цифри. Тази комбинация може да включва име и телефонен номер или номер на клиент. Фирми или лица с няколко папки с файлове могат да се организират с имена. Големият брой файлове ще изисква числено подреждане, тъй като работниците са склонни да намерят файла, като използват кодов номер.
Използване на букви и цифри
Уверете се, че всеки кодов номер се отнася само за един файл. Организирайте файловете по ред. Използвайте гумени ленти или разделители, за да свържете файловете в купчини от десетки или стотици, в зависимост от общия брой файлове, за да направите конкретен номер по-лесен за намиране.
