Функцията за управление на документи е отговорна за управлението на потока и съхранението на документи в организацията чрез различни функции и процеси. Те включват поддържане на файлове и използване на правилни процедури за разпространение и преразглеждане, както е посочено в Siliconfareast.com.
Библиотечна система
Функцията за контрол на документите има ролята на правилно поддържане на вътрешните библиотечни процедури, така че да се осъществява подходящ достъп на персонала, но местонахождението на официалната документация остава винаги известно.
Склад / Подаване
Друга ключова дейност на функцията за управление на документи е съхраняването и подаването на документи, за да се осигури правилна достъпност на всички необходими файлове.
Ревизиите
Функцията за контрол на документите също е отговорна да гарантира, че официално одобрената документация ще бъде ревизирана само в контекста на подходящи процеси и одобрения. Това може да включва система от заявки за промени в документа (или проекта), които изискват определени подписи преди предварително одобрен документ, може да има направени допълнителни промени.
Работния процес
Персоналът за документооборот също извършва дейности с цел осигуряване на ефективен работен поток, например чрез възлагане на документи на подходящ канцеларски или секретарски персонал за дейности като текстообработка или сканиране.
проследяване
Функцията за контрол на документите проследява и своевременното изготвяне на документи чрез цялостния процес на работния процес, като например чрез използване на възрастови списъци, показващи, че документите са прекарали твърде дълго време в процеса на работния процес.
