Целта на системата за контрол на документи е да гарантира, че документите, които вашата организация използва, са ефективни и актуални. Това може да бъде постигнато с помощта на прост списък от документи, известни като главен списък.
Ръководство за политика и процедури
Адресирането на контрола на документи в ръководството за политика и процедура трябва да бъде първата стъпка. Освен това, вашата организация трябва да идентифицира администратор, който да контролира контрола на документи, като отговаря за главния списък с документи.
Основен списък на документите
Създайте основен списък, идентифициращ документите, използвани във вашата организация, за да работят ефективно. Примери за документи включват ръководства за процедурите, наръчници за качество, работни инструкции и формуляри. Използвайки формат за разпространение на лист, включете името на документа и версията. Ако съотнасяте мандатна процедура от външен източник, позоваването на стандарта в главния списък ще помогне за проследяването.
Процес на преразглеждане
Ревизираните документи трябва да бъдат отбелязани в основния списък. Например, политика и процедури за осигуряване на качеството, версия Б. Можете да създадете своя собствена идентификационна система. Някои организации използват датите на преразглеждане. Когато дадена процедура е ревизирана, трябва също да прегледате всички формуляри или инструкции, които споменавате в процедурата.
