Без система за управление на база данни, организираща, контролираща и каталогизираща данни, една информационна система би била организиран конгломерат от данни. Крайната роля на системата за управление на бази данни е да се въведат контроли и да се осигури поддръжка на файлове с данни, използвайки сигурност на данните, за да се гарантира целостта на данните.
Каталогизиране на файлови структури
Процесът на каталогизиране на файлове в система за управление на база данни (СУБД) е изключително важен. Съществуват различни типове файлове, които варират от действителен компютърен код и програми за заявки (които извличат информация) до програми за поддръжка на системата и запис. Всички тези програми имат уникална файлова структура, която се идентифицира чрез системна схема или "схема". Без процеса на файлова структура файловете биха били трудно достъпни и работещи. Файловата структура в рамките на (СУБД) осигурява подредена структура за достъп до файлове и управление.
Идентифициране на типове бази данни
Системата на СУБД може да се състои от различни типове бази данни. Базата данни притежава рекордна структура на информацията. Базите данни в СУБД могат да бъдат индексирани, последователни или релационни бази данни. Индексната база данни е базирана на първичен ключ и може да бъде индексирана на всяко уникално поле в структурата на базата данни. Достъп до последователна база данни се осъществява, като се започне от първия запис в базата данни, а релационната база данни се състои от записи, които могат да бъдат свързани с други съществуващи записи в друга база данни, базирана на уникални идентификатори. СУБД позволява разделяне, каталогизиране и достъп за тези типове бази данни.
Защита на данните
Сигурността на данните е важна характеристика за всяка информационна система. СУБД осигурява таблици за сигурност, които са записи, предназначени за потребителска информация, идентификация и пароли. Системата за сигурност е изградена от таблици на релационни бази данни и всяко условие (потребителски кодове за достъп) трябва да бъде изпълнено във всяка таблица, за да може потребителят да получи достъп до системата. Системите за СУБД могат да имат вградени приложения за сигурност, които присвояват потребителски права и привилегии, като използват таблица с права в системните помощни приложения.
Таблици и записи
В рамките на СУБД, всички бази данни са задали записи. Записите се класифицират като записи по точки или детайли. Записите на елементите са общи записи на информация и подробните записи се съсредоточават върху идентификатор на полето в записа на елемента и осигуряват допълнителна „подробна“ информация за полето и генерират нейния запис от записа на елемента. Таблиците са структури, върху които съществуват записи на елементи и детайли. Пример за запис на детайли и детайли е описание на мебелите в база данни, състояща се от общи полета за данни за доставка, плащане и т.н., и съответния запис на детайлите, който допълнително разбива мебелите в различни цветове.
Почтеност на комплектите от данни
Ако една информационна система е система за обработка, базирана на транзакции, се създават набори от данни, за да се катализират промените в данните, инициирани от потребителите в системата, с всички промени, отчитащи доклад за изключение на транзакция. Данните се събират, разпространяват и обработват с помощта на групови или в реално време методи. Ако това е пакетна рутина, повечето организации ще актуализират системите си веднъж на ден, докато с помощта на системата в реално време актуализациите могат да се добавят незабавно.
