Финансовият отдел в една корпорация отговаря за вземането на счетоводни данни и създаването на отчети, че мениджърите във фирмата - чак до главния изпълнителен директор - имат нужда от решения. Информационните технологии или ИТ се отнасят до софтуерните инструменти и компютърните системи, които компанията използва, за да автоматизира тези функции и да организира потока от данни, за да подобри способността за вземане на решения в управленския екип.
Планиране на ресурсите на предприятието
Дори и много малки фирми използват пакети счетоводен софтуер, които генерират финансови отчети, като отчети за приходите и отчети за паричните потоци. Тази проста форма на ИТ позволява на собственика на малък бизнес да спаси счетоводното време и да разполага с по-навременни отчети за управлението. Средните и по-големите компании използват по-сложни ИТ системи, наречени планиране на ресурсите на предприятието или ERP, които представляват групи от софтуерни модули, които обслужват нуждите на всички функционални области на компанията. Както подсказва името му, ERP помага на компанията да планира използването на ресурсите си, процес, който финансовия отдел наблюдава.
По-бърз поток от информация
Информационните системи позволяват на една компания да свърже всеки отдел в организацията. Например информацията, генерирана от производствените, маркетинговите и финансовите отдели, може да бъде споделена. Тази информация е достъпна в реално време, което означава, че веднага след като е създадена в системата. Достъпът до него не изисква много изследвания или ръчни усилия. Персоналът, използван за финансиране на времето, за да се посвети на „изкопаването“ на необходимия брой, сега може да бъде посветен на анализирането и интерпретирането на основната роля на информацията - финансите в организацията.
Индивидуално отчитане
Информационните системи, използвани от финансовия отдел, имат функционалност, генерираща отчет, който ускорява процеса на изготвяне на управленски отчети. Системата осигурява определена степен на персонализиране - отчетите могат да се конфигурират според специфичните нужди на мениджърския екип. Автоматизацията на тези системи за докладване означава, че рутинно генерираните доклади, като тези, които се създават в края на всеки месец, могат да бъдат създадени бързо. С много от решенията управлението трябва да направи, времето е от съществено значение. Информационните системи отговарят на тази необходимост от бързи, персонализирани възможности за отчитане.
Сътрудничество
Много организации се възползват от съвместните усилия в отделите, като концепцията на всеки отдел се възползва от опита на други отдели. Финансовият екип действа като вътрешни консултанти на други отдели в организацията. Когато всички отдели използват централизирана информационна система, тя премахва бариерите, които преди това блокираха потока от информация. Сега компанията разполага с централизирана база данни, до която всички членове на екипа могат да имат достъп - при спазване на определени правила за сигурност. В случай на компания с множество офиси или международни подразделения, тази възможност за достъп до една и съща информация от цял свят спестява време и подобрява ефективността. Ако финансите изискват данни за производствени разходи, за да се създаде доклад за предстоящо заседание на съвета, оперативният персонал може бързо да предаде данните във формат, който финансовият отдел изисква и разбира.
По-добро прогнозиране
По-доброто прогнозиране означава изготвяне на прогноза, която е по-точна прогноза за финансовите резултати на компанията. Членовете на финансовия персонал се нуждаят от достъп до задълбочена информация, за да създадат модели за прогнозиране, които описват как действително работи организацията. Наличието на достъп до информация от всички сегменти на компанията прави много по-лесно точното прогнозиране. Финансите имат реална информация и не трябва да разчитат на догадки, когато създават предположения за прогнозата.
