Документацията е факт от живота в бизнеса. Структурата на проекта за контрол на документите предоставя шаблон за класификация, обработка и поддръжка на документи. Системите за управление на документи варират от планове за ръчно подаване на документи до използване на технология за изображения и информационни системи за съхраняване и каталогизиране на документи.
Идентификация
Контролът на документи съчетава дисциплините на библиотекознанието и офис администрацията. Това се отразява в създаването на файлови структури на проекта. Подобно на каталог, системата за контрол на документи се състои от идентифициране на документи, определяне на контролни номера и, по-подробни структури на проекта, класификация и нива на сигурност. Фирмите често използват системи за изображения, които автоматично създават структури от данни, като по този начин правят по-ефективно намирането и намирането на документи чрез компютърни технологии.
размер
Размерът на системата за управление на документи може да варира. Например, в една голяма система контролът на документите може да се класифицира в различни функции, като архивни услуги, услуги за съхранение на записи и услуги за съхранение на документи.
вещи
Един ефективен стратегически план за контрол на документите включва системи за одит за класифициране и обработка на документи. Стандартните оперативни процедури, базирани на функциите за контрол на документи, могат да бъдат реферирани за правилната поддръжка на документите и системите, които поддържат управлението на документи.
