Ако вашият бизнес изисква от вас да следите всичко - от основни подробности за клиента до привидно незначителни проблеми, научаването как да пишете бележка във файл ще бъде от полза за вас. Това може да ви помогне в ежедневната работа.Например, ако един човек от офиса на клиента ви вика или ви изпрати имейл с молба да направите промяна в плана, напишете бележка, за да подадете досието си, в случай че друга страна по-късно оспори вашите действия. Записите, които се подават, са задължителни за юридически, медицински или други чувствителни файлове, които по-късно могат да се използват и в съда.
Отворете Microsoft Word. В менюто „Файл“ кликнете върху „Ново“. В дясно ще се отвори прозорецът "Нов документ за задачите".
Кликнете върху „На моя компютър“, намиращ се в секцията „Шаблони“. Ще се отвори диалоговият прозорец "Шаблони". Кликнете върху раздела „Бележки“. Кликнете върху "Memo Wizard" и след това върху "OK". Ще се стартира "Съветникът за бележки".
Кликнете върху „Напред“. В „Кой стил бихте искали“ изберете „Професионален“ и отново кликнете върху „Напред“. Под „Искате ли да включите заглавие“ изберете „Да“ и въведете „Напомняне към файла“. Кликнете върху „Напред“.
Изберете „Дата“, „От“ и „Тема“ в „Кои елементи искате да включите“ и въведете информацията за всеки от тях. Датата трябва да бъде датата на събитието, като телефонно обаждане или имейл. Тя трябва да е от името ви или името на вашия ръководител, а темата трябва да бъде кратко описание на събитието, като например "Промяна на мястото".
Кликнете върху „Напред“. В секцията „До“ изберете „Файл“. Премахнете отметката от квадратчето „CC“. Кликнете отново върху "Напред". Добавете всички затварящи елементи и кликнете върху „Напред“, след което кликнете върху „Край“. Въведете бележките си в долната част на формуляра за бележки.
Отпечатайте бележката и я запишете в клиентския файл. Запазете и електронно копие, ако това е процедурата на вашата фирма.
Съвети
-
Напишете бележката си във файл възможно най-скоро след инцидента или разговора. Това ще ви помогне да си припомните подробности по-ясно.
Внимание
Никога не пишете нищо утежняващо в бележка, която не е базирана на факти. Посочва се, че г-жа Смит изглежда ядосана. Писането, че г-жа Смит винаги има лошо отношение, не е така.
