Протоколите от срещите са важни правни документи за нестопански организации, държавни агенции, общества и корпорации. Те предоставят информация за процеса на вземане на решения. Минути са различни от диктовката. Те не са пословичен препис на случилото се на срещата; Вместо това, те са запис на присъстващите, на обсъжданите въпроси, на гласуванията, които са били подадени, и на това, което е решено. Протоколите се съхраняват няколко години.
Подгответе се да записвате точни минути
Прегледайте дневния ред на заседанието. Това ще ви позволи да планирате важни точки от дневния ред, за които ще трябва да си водите бележки. Също така ще получите представа колко участници очакват.
Подгответе лист на участника. Това може да бъде просто като лист хартия със заглавие на срещата и дата на върха с няколко номерирани линии. Ще разпространите това в началото на срещата, за да могат участниците да се подпишат.
Уверете се, че оборудването ви за запис работи правилно. Можете да изберете да правите бележки за срещата на лаптоп или с писалка или хартия, или като записвате срещата. Ако срещата обхваща чувствителна информация, обсъдете записа с председателя и обяснете намерението си да използвате записа само за да се гарантира точността на протокола.
Създайте Минути за срещата за записа
Води бележки по време на срещата. Съсредоточете се върху темата на всяка дискусия и оставете коментар. Например, имайте предвид, че е било обсъдено разпределението на средствата за нова сграда, но не отбелязвайте, че „дискусията беше емоционална и гореща“. Забележете кой е предложил всяко предложение и какво е било разрешено.
Създайте документ, който ще бъде официалният протокол за срещите. Той трябва да бъде в същия формат като предишните протоколи за срещи. Помислете за използването на шест раздела: Покана за поръчка, поименно, одобрение на протоколи от последните срещи, открити въпроси, нов бизнес и отлагане. Под всяко се дава кратко и неутрално резюме на дискусията или дейността. Ако има преброяване на гласовете, включете броя. Ако гласовете не се броят, посочете само, че предложението е било „пренесено“ или „не е било успешно“. Създайте място за подписване на протоколите от себе си като бенефициер и председателя, който ще одобри протоколите.
Разпространявайте протоколите на членовете на съвета в рамките на една седмица от срещата и - ако срещата е била публична - ги представете като публични документи. Направете промени и корекции, ако е необходимо. Обърнете се към собствените си бележки или към записа на срещата, ако е необходимо изясняване.
Съхранявайте минути за срещи в фирмените файлове
Подайте протоколите от заседанията с тези от предишни срещи. Можете да запазите протоколите в папка, организирана от комисия или съвет, и в хронологичен ред. Тъй като протоколите от заседанията са законни, съхранявайте ги в централния офис.
Изтрийте записа, който сте направили от срещата, освен ако не е политика на организацията ви да запази този запис. Веднъж щом вашите минути са окончателни, обикновено няма нужда да пазите това резервно копие, а съдържанието му може да е чувствително или поверително.
Копирайте и разпространете протоколите от заседанията в началото на следващата среща. Те ще бъдат одобрени като първа точка на бизнеса.
Съвети
-
Прегледайте шаблоните за срещи, ако е необходимо. Проучете как се държаха по-старите минути или търсете онлайн „Шаблони за срещи“.
