Протоколите от заседанията са организиран запис на участниците в срещата и обсъжданите теми. Протоколите служат като полезна справка за дискусии и решения, както и подкрепящ документ за вътрешни препоръки.
Включени елементи
Откриването на протоколите от заседанията включва списък на участниците. Той също така отбелязва датата, часа и настройката на срещата. По време на срещата темите се представят за обсъждане и понякога се гласуват или решават. Последващите минути се отнасят до участниците, ангажирани с всяка тема. В протоколите се отбелязват и представените за дискусия идеи, които представят всяка ключова мисъл. Гласовете или решенията, заедно с насочените действия, също са включени в минути.
Видове срещи
Участниците в неформални работни групи или заседания на комисиите често вземат свои собствени бележки. Един член може дори да разпространи преглед на срещата на други участници. Въпреки това организираните и структурирани протоколи от заседанията обикновено се използват само за по-официални срещи. Обикновено се водят протоколи за заседания на организационните комитети, заседания на борда, заседания на правителствени агенции или офиси и публични срещи. Секретар или административен персонал обикновено води бележки и подготвя протоколите.
Референтен Използване
Членовете на работните групи или комитетите често използват протоколите за срещи. Протоколите ръководят всяко лице, участващо в тяхната роля при изпълнение на взетите решения. В съвместни настройки, минутите също помагат на лидерите да държат отговорността на всеки човек за своята роля. Ако член на екипа не успее да извърши съгласувано действие, той може да бъде порицан от лидер. Протоколите от срещи на правителството или обществени организации отговарят също така на задължението на публичните органи да предават информация на населението, на което служат, и да предоставят информация за официалния бизнес.
Документация Използване
В някои случаи протоколите от заседанията се използват и като подкрепящ документ. Организационните комитети често обсъждат проблеми, резолюции и действия и след това отправят официална препоръка към по-голям съвет или орган. Протоколът често се прилага към заявлението, за да се демонстрират разговорите на комисията. В колежа например училищата или отдели на образователни програми обикновено представят протоколите от заседанията на консултативния комитет в подкрепа на предложенията за учебните програми.
