Годишното общо събрание (AGM) е среща с членовете на съвета, акционерите, инвеститорите и висшето ръководство за преглед на фискалната информация и покриване на ключови решения и промени, направени през предходната година. Протоколите от ОСА се съставят като протокол от заседанието и съдържат конкретни подробности за всички важни решения, взети на срещата, и бележки за избраните служители. Протоколите обикновено са приложени към приложение на докладите, обсъждани или представени по време на срещата.
Въведете името на организацията си, последвано от "Протокол за годишни общи събрания". След това въведете пълната дата и час на началото на срещата и мястото на срещата. Мястото трябва да включва името на конферентната зала и мястото, където се провежда срещата.
Напишете Преамбюла. Използвайте римската цифра "I", последвана от термина PREAMBLE, за да представите участниците. Избройте всички членове, присъстващи на срещата, започвайки от президента. След това посочете присъстващите вицепрезидент, касиер, секретар и изпълнителни членове. За този раздел могат да се използват пълни имена или първоначални и фамилни имена.
Посочете наблюдатели и извинения. Ако присъстват присъстващи, които не са служители или членове на комисии, те могат да бъдат изброени като наблюдатели или извинения. Ако никой не попада в нито една от категориите, посочете "Nil" за всяка от тях.
Въвеждане на протокола от предишното заседание. Използвайте римската цифра "II", последвана от МИНУТИ ОТ ПРЕДИШНА СРЕЩА за този раздел. Посочете всички предложения, които са преместени, препратени и пренесени на настоящото заседание.
Представете докладите от срещата. Започнете този раздел, като използвате римската цифра "III", последвана от ОТЧЕТИ. Посочете отчетите поотделно като елементи от приложението.
Запишете процеса на изборите. Използвайте римската цифра "IV", за да укажете изборите за връщащите се офицери, президента, вицепрезидента, секретаря, касиера и други избрани длъжностни лица. За всеки кандидат трябва да включите: определеното лице; от кого са номинирани; който е командировал кандидатурата; и дали кандидатът е отказал или е приел номинацията. След това избраният служител ще бъде посочен като такъв в протокола.
Запишете изборите за държавни служители. Ако избирате държавни служители, ще трябва да посочите името на кандидата и лицата, които са номинирали и командировани служители.
Избройте всички подадени или представени предложения на заседанието. Предложението е гласуване за или против определена политика или решение и може да бъде представено по време на срещата. Избройте всички тези дискусии в протокола и посочете дали предложението е прието или отхвърлено.
Запишете "Други бизнес" елементи. Под римска цифра "V" се изброяват и обобщават всички дискусии или събития, които се проведоха на срещата извън изборите и представянето. Списък с маркирани знаци или 2 до 3 изречения за всеки елемент обикновено е достатъчен за преглед на следващата среща.
Посочете информация за приложенията и финансови данни. Последната част от протоколите на ОСА трябва да съдържа списък с приложения, споменати по-рано в протокола, и да завършва с обобщение на финансовите данни, предоставени от касиера.
Съвети
-
ОСА обикновено се провежда всяка година, за да информира членовете на дейността за предходната година и избира служители и държавни служители за предстоящата година. Копия от протокола на ОСА могат да бъдат раздадени на всички присъстващи малко след срещата. Секретарят може да се наложи да предостави копие от протоколите на общото събрание на следващото заседание за преглед.
