Протоколът е подробен запис на среща. В протокола се записват темите на разговора, необходимите действия и взетите решения. Протоколът гарантира, че е налице официален протокол от срещата, както и документиране кой е бил на заседание и кой е отсъствал. Обикновено един човек се избира да води протокола, обикновено секретар или касиер. Ако сте имали възможност да поддържате протокол за среща, има някои неща, които трябва да имате предвид, за да сте сигурни, че ги записвате професионално.
Елементи, от които се нуждаете
-
Перо или молив
-
Тетрадка
-
Записващо устройство
-
компютър
Забележете времето, датата и мястото, където се е състояла срещата в горната част на страницата в бележника.
Използвайте записващо устройство, което можете да възпроизведете по-късно, за да ви помогне да пишете пълни минути.
Посочете имената на участниците. Също така запишете имената на хората, които се очаква да бъдат на заседанието, но отсъстват. Може да се наложи да отбележите, чието отсъствие е извинено. Ако е така, можете да отбележите "извинение" в скоби до името на човека.
Следвайте заедно с дневния ред на срещата. Главните участници обикновено получават дневния ред преди срещата и ще ви помогнат да запишете всяка дискутирана тема в ред.
Обърнете внимание на основните моменти, изложени за всяка тема от дневния ред. В протокола трябва да се отбелязват всички взети решения или последващи действия, необходими за всяка точка от дневния ред.
Добавете думата „Действие“ под всяка точка от дневния ред, която има необходимото действие от член на борда или от участник. Когато пишете бележките си, сложете думата "действие" удебелена и в курсив, и я сложете своя собствена линия; това улеснява намирането и помага да се следи кой какво трябва да прави.
Напишете или напишете "Друг бизнес", за да обозначите теми, обсъждани извън тези, включени в дневния ред, и да посочите кой е отговорен за откриването на тези въпроси на срещата.
Посочете в протокола си договореното време, дата и място на следващата среща.
Отпишете минутите си. Последният ред от въведените минути трябва да включва вашето име и заглавие, предшествани от фраза като „Минути записани“.
Съвети
-
Уверете се, че устройството за запис е включено, напълно заредено или има допълнителни батерии.
