По време на натоварен работен ден, за важните детайли е лесно да се загубят или забравят. Внимателното водене на документацията е наложително - особено по време на бизнес срещи. Протоколът служи като официален протокол от срещата. Те трябва да опишат кой е присъствал на срещата, какво е обсъждано и какво е решено. Ако бъдат внимателно подготвени, те могат да бъдат един от най-ефективните методи за информиране на всички и на същата страница за минали, настоящи и бъдещи бизнес решения.
Елементи, от които се нуждаете
-
Програма на срещата
-
Обърнете внимание на вземането на елементи или текстообработваща програма
Запишете датата, часа и мястото на срещата.
Списък, в ред на старшинство, всички присъстващи.
Посочете дали е налице кворум, ако е необходимо. Не всяка среща изисква кворум или минимален брой участници, за да направи срещата валидна. Въпреки това, ако е необходим и присъства кворум, това означава, че бизнес решенията, взети по време на заседанието, са валидни и приложими. Без кворум бизнесът не може да действа.
Опишете производството в хронологичен ред. Започнете с отбелязване кога срещата е била свикана по ред и от кого.
Запишете името на всеки човек, който започва тема и напишете най-важните подробности за дискусията.
Запишете имената на хората, които са съгласни или несъгласни с това, което се обсъжда, и накратко посочете естеството на споразумението или несъгласието.
Прекратете всяка част от срещата с резюме на окончателното решение.
Продължавайте да повтаряте стъпки от 5 до 7, докато срещата приключи.
Напишете официална резюме на срещата въз основа на вашите бележки. Използвайте фирмени бланки и изпратете окончателното копие на всяко присъстващо лице.
Съвети
-
Използвайте дневния ред на срещата като план за протоколите от срещите. В дневния ред обикновено се очертават основните теми за срещата. Използването на дневния ред като скица помага да организирате минутите си.
Докато технологията може да осигури известно спестяване на време, Нийл Хартман, старши преподавател по мениджърски комуникации в Училището по мениджмънт на MIT, предлага в колона на уебсайта на Forbes да забранявате технологията на срещите, за да поддържате всички фокусирани. Ако решите да използвате технология, която да ви помогне да уловите минутите, помислете за въвеждането на софтуер, който не позволява разсейване, който временно блокира достъпа до електронна поща, интернет или други програми освен обикновения текстов редактор.
