В протоколите за събранията на църквата се представя официалният, юридически запис на действията на борда или комисията. Те са важни вътрешно за историческа точност и се използват и от външни страни; например от кредитни институции, за да установят, че църквата е одобрила строителен проект, преди да издаде заем за нея. палата и данъчните служби също разглеждат протоколите като доказателство, че някои финансови транзакции са били разрешени. В повечето организации секретарят или секретарът записва протоколите.
съдържание
Докато специфичното съдържание се различава в различните комисии, като цяло протоколите за всички църковни организации включват:
- Подробности за срещата, като време, дата, място, които присъстваха и кой ръководи.
- Дали заседанието е редовно насрочено или е проведено специално заседание и, ако е специално, кой е свикал заседанието и с каква цел - да приложи копие от известието за заседанието.
- Нарежда се запис на случилото се на срещата.
- Отлагане и време.
- Подпис на секретаря и, след като протоколът е одобрен, председателят.
Един от най-трудните аспекти на вземането на минутите е да се определи колко подробности трябва да се записват. Историческата комисия на менонитските братя предлага да се запишат основните моменти от дискусиите, водещи до решения, както и разгледаните алтернативи и обобщение на причините, поради които комисията избра една алтернатива пред останалите. Евангелският съвет за финансова отчетност предлага управителният съвет да създаде политика за подробности, които са последователни независимо от отделния секретар. Предлага да се включат достатъчно подробности, за да се покаже, че бордът е бил предпазлив, но не толкова, че минутите да се четат като роман.
Вземане на протокола
Преди началото на заседанието да получите копие от дневния ред. С напредването на срещата, да изготвят подробни бележки относно подробностите за заседанията, докладите на борда, дискусиите и действията като управителният съвет премине през всяка точка от дневния ред. Записвайте предложения, резолюции и решения дословно, но обобщете дискусиите. Не забравяйте да включите името на всяко лице, което прави предложение или кой инициира действия, както и всички посочени конфликти на интереси. След приключване на заседанието, запишете и кондензирайте бележките си, за да включите подходящите детайли и ги поставете в правилния формат, като започнете с подробностите на събранието, след което продължете по реда на дневния ред.
Запазване на протокола
След като завършите изготвянето на протокола, разпространете документа до членовете. Протоколът, който сте написали за тази среща, ще бъде одобрен, със или без корекции, на следващата среща. След като протоколът бъде одобрен, подгответе последен екземпляр, след което го подпишете и помолете председателя да го подпише. Съхранявайте минутите хронологично в книга с разхлабени листове, заедно с дневния ред на срещата. Тази разхлабена книга също така трябва да съдържа съдържание и копия на правилника и конституцията на църквата. В някакъв момент, може би годишно, минути могат да бъдат професионално обвързани.
