Създаването на реалистичен график на проектите е едно от най-големите предизвикателства пред ръководителя на проекта. Съществуват някои общи проблеми с планирането на проекти, които могат да бъдат предвидени и предотвратени, което дава на всички участници в проекта повече увереност в графика.
Оценка на продължителността на задачите
Най-основният и често срещан проблем с планирането на проекти е оценката на продължителността на всеки проект. Повечето хора подценяват колко дълго ще им се наложи да направят това, което води до график, който отразява само най-добрия сценарий. За да предотвратите това, можете да добавите време към всяка задача, ако можете да прецените колко е подценил вашият член на екипа. (Много хора последователно подценяват с определен процент.) Или можете да добавите време за непредвидени обстоятелства като отделна позиция в графика си. Макар че понякога това е неодобрително като „подплънка” на вашия график, това всъщност е реалистичен начин да направите плана си по-точен.
Уверете се, че не сте пропуснали необходимите задачи по проекта. Лесно е да се пренебрегнат тези, които се правят от групи извън екипа на вашия проект или тези, които експертът по въпросите, който прави оценяването, смята, че са толкова очевидни, че не е необходимо да ги споменава.
Задаване на ресурси
Повечето графици на проекта се основават на предположението, че подходящият ресурс ще бъде на разположение точно когато е необходимо. Но ако вашата организация не разполага с добър метод за възлагане на хора на проекти, това може да не се случи. Вашият график също трябва да отчита реалистично колко време всеки член на екипа може да похарчи за вашия проект, като вземе предвид други проекти, оперативна подкрепа или административни задачи, които трябва да изпълняват.
Определяне на датата на изпълнение
В много случаи ръководството или някакъв външен фактор са определили датата на изпълнение на проекта, преди да разработите график. Може да бъдете помолени да намалите планираното време за някои задачи, за да изпълните необходимата крайна дата. Вие трябва активно да съобщавате на спонсора на проекта всички рискове, свързани с извършването на тези промени.
Управление на неизвестното
Неизвестни събития, като например промени в бизнес средата или проблеми с нова технология, могат да доведат до по-дълго от планираните задачи на проекта. Като идентифицирате възможните рискове в началото на проекта, ще можете по-добре да управлявате всички, които възникват и по този начин да намалите тяхното въздействие върху графика си.
Управление на промяната
Промените в обхвата на проекта, изискванията, които трябва да бъдат изпълнени или използваната технология, могат да нарушат Вашия график на проекта. Тези промени трябва да преминат през официален процес на управление на промяната на проекта, така че спонсорът на проекта и клиентите да могат да се съгласят с всички промени в графика, вместо да бъдат неприятно изненадани от тях.
Оценка на големи проекти
Голям проект има повече взаимозависимости между задачи и между работни групи или отделни лица. Това ниво на сложност прави по-трудно предвиждането на графика, който трябва да включва време за такава координация.
