Административните сътрудници и секретарите на клубовете могат да съхраняват протоколите за срещи по различни начини. Най-добре е да има едновременно електронно и хартиено копие, така че да може да служи като резервно копие за другия, ако едно копие бъде изгубено или непреднамерено разрушено.
Запазване на файла по електронен път
Запазете минутите за срещи на компютъра си на същото място, когато организацията ви има среща. Подавайте подобно име всеки път, така че да можете лесно да намерите точния файл, от който се нуждаете в бъдеще. Например, можете да наречете протоколите за заседания на нестопанския съвет „Board_Minutes_21 April 2011“, а след това следващия месец да ги запишете като „Board_Minutes_20 May 2011.“ Ако имате различни видове срещи, за да следите минути за, запазете всеки в друга папка, Единият може да бъде обозначен с „срещи на Борда“ и друг „Срещи на персонала“, като и двете се съхраняват в папка „Срещи“ на вашия компютър.
Онлайн съхранение
Запазете минутите си чрез онлайн услуга за съхранение на документи. Тези услуги обикновено начисляват такса, но ако компютърът ви или сървърът ви слиза, можете да получите достъп до интернет от друго място и да изтеглите файловете си.
Цени
Компаниите за онлайн съхранение могат да предложат безплатен пробен период за тестване на продукта. Например, LiveDrive предлага безплатен пробен период от две седмици и такси от 6,95 долара на месец за едно компютърно архивиране и $ 16,95 на месец за до три компютъра за архивиране онлайн, считано от април 2011 г. И двата плана имат неограничен трафик (сумата може да бъде качване и изтегляне). Elephant Drive има 15-дневен безплатен пробен период. Той предлага индивидуален план с капацитет до 100 GB за 2 компютъра за $ 9.95 на месец или $ 99.50 на година. Семейният план обхваща до пет устройства, има до 500 GB памет за $ 19.95 на месец, или $ 199.50 на година.
Твърди копия
Разпечатайте копие от протокола от заседанието. Поставете разделители, обозначени с месеца и годината на срещите, в папка. Поставете копието на минутите в правилния раздел за месец и година. Когато свързващите вещества се напълнят, маркирайте гръбначния стълб с годината на минутите и започнете ново свързващо вещество. Помислете за запазване на две копия от протоколите от заседанията, които се съхраняват на две места, в случай че нещо се случи с един от тях.
