Независимо дали просто сте доброволно да следите дейностите по време на седмичните срещи на служителите или вашите колеги са ви избрали в офиса на секретарката на благотворителна фондация, е важно да изградите ясни и точни записи за това, което се случва по време на срещите на вашата организация. Протоколите от заседанията служат като официален протокол за обсъжданите или действащи въпроси. Като такива, те често се считат за исторически документи. Следователно, значението на отличните минути за срещи не може да бъде преувеличено и участниците ще оценят вниманието ви към детайла, както и професионализма ви.
Елементи, от които се нуждаете
-
Ръководство на Робъртс
-
Състав на членовете
Изберете метод за записване на протоколите от срещите. В рамките на срещата преценете предимствата и недостатъците на запис на лента, пишете бележки и пишете подробности на ръка. Помислете за безопасен метод, като комбинация от два от тези методи. Например, можете да запишете записа на срещата и да напишете бележки в лаптопа или таблета си.
Получете копие от "Правилата на Поръчка на Робърт" или влезте в онлайн абонамент на този грунд за парламентарна процедура и най-добрите практики за провеждане и записване на срещи. Проучете подходящия формат за записване на дискусиите за срещи, движения, секунди до движения, обсъждане и гласуване. Ако е възможно, трябва да имате копие от книгата или уебсайта, достъпни за вас по време на срещата. Това ще се окаже безценно в случай, че членовете ви търсят отговори за правилното управление, поведението, официалните документи и протоколите.
Форматирайте въведение и структура за вашите минути. Например, въведете във въведението си датата, часа, имената на служителите, местоположението и целта на срещата. Протоколите от заседанията трябва да отразяват времето, през което събранието е било свикано, както и времето, което е отложено. Целта на официалните срещи може просто да бъде месечна среща за членство; но ако записвате протоколите за специална среща за членство, уверете се, че протоколите отразяват точно, че това е среща, която организацията обикновено не извършва в хода на обичайната си дейност. Много организации от публичния сектор могат да свикат специални срещи за обсъждане на поверителни въпроси, като например въпроси, свързани с персонала, които са освободени от някои разпоредби на държавния закон за слънцето.
Застанете, когато ви запознае президентът на организацията или лидерът на групата. Ако не сте официално представени, представете се на групата и обяснете ролята си на секретарка или на записващия. Кажете на групата какви методи използвате за улавяне на дискусиите в срещите. По този начин членовете ви идентифицират като лице, отговорно за създаването и поддържането на официалните документи на организацията, което е особено полезно за членове, които не познават вас или тези, които не са запознати с организацията и нейните практики. В допълнение, вашето въведение служи като предположение, че участниците трябва да говорят звуково, за да можете ефективно да изпълнявате задълженията си.
Помолете участниците да се представят, докато бързо отбелязвате техните имена и къде седят. По този начин не е необходимо постоянно да карате хората да повтарят имената си, когато записвате движения, секунди и дискусионни въпроси. Например, трябва винаги да записвате името на лицето, което прави предложение, лицето, което го поставя на секунда, и лицето, което призовава за гласуване по предложение. Когато някой призове за гласуване, те обикновено казват: "Призив за въпроса." След това лидерът на групата моли членовете да гласуват. Ако има дискусия преди гласуването, отбележете важни части от дискусията и отбележете всички официални възражения. Вашите бележки относно предложенията и гласуването също трябва да съдържат имената на очите, наосите и въздържалите се.
Избягвайте да вкарвате субективни твърдения в бележките си. Не тълкувайте какво означава оратор по тона, инфлексията или невербалните сигнали. Протоколите от срещите трябва да бъдат фактически и обективни - всяко изкривяване на изявленията на участниците може да подкопае целостта на вашите минути и да постави под въпрос способността ви да записвате правилно минутите. Например, напишете, "Джон Доу направи следното предложение: Затворете училищата в дните, когато Националната метеорологична служба прогнозира повече от пет инча сняг за Джаксън, Адамс и Мадисън," не "Джон Доу категорично заяви, че иска групата да гласувайте дали да затворите училищата в дните, когато регионалните климатични условия показват лошо време и непроходими пътища."
Завършете вашите минути възможно най-скоро след приключването на срещата, докато действията са още свежи в ума ви. Прегледайте бележките си, слушайте записа на касетата и се подгответе да изготвите окончателната си версия. Ако имате въпроси относно това, което е станало по време на срещата, консултирайте се с офицер или лидер в групата. В някои случаи може да се наложи да се свържете с лицето, за чиито изявления се нуждаете от разяснение.
Осигурете на лидера на вашата група това, което предлагате, са последните минути; поискайте обратна връзка, въпроси или корекции. Когато получите зелена светлина, подгответе окончателния си вариант и организирайте протоколите да бъдат разпространени до членовете. Използвайте предпочитания от организацията метод за разпространение на копия от протоколите, независимо дали чрез електронна поща, поща или лична доставка, ако сте в една и съща офисна обстановка с присъстващите.
Съвети
-
Ако Вашата среща включва първоначално обаждане, не е необходимо да изисквате членовете да се представят. Просто вземете имената на присъстващите и запишете имената на отсъстващите. Обикновено повикванията са стандартна процедура при официални срещи, като например тези с управителни съвети. Направете отделна бележка къде седят хората. Това се превръща във вашия "лист за измама", за да можете лесно да се обръщате към хората по име в протоколите си или да се обръщате към тях, когато помолите някой да изясни или повтори казаното.
Дори ако срещата е неформална, ролята ви на бенефициер не е такава. Дори и за неформални срещи, обърнете се сериозно към отговорността за вземане на бележки и изгответе официални писмени бележки, които точно и официално описват дейностите на срещата. Участниците ще оценят вниманието ви към детайлите.
Внимание
Въздържайте се да използвате устройство като смартфон, за да улавяте бележки от срещите - това не прожектира положителен образ и хората, които не са наясно с възможностите на смартфоните, може да си мислят, че просто играете на телефона си, вместо да слушате това, което членовете на организацията обсъждаме.
