Записването на движения в срещите е съществена част от процеса на управление на всяка организация. Задачата може да бъде досадна, но решаваща. Секретарят на срещата трябва да признае, че не е важно да се записва всичко, което е казано, само това, което е направено или решено на срещата. Предложенията са особено важни, защото осигуряват солидна основа за по-нататъшни действия и дори хората, които присъстваха на срещата, може да се наложи да се върнат и да се консултират с протоколите, за да си спомнят точно какво са съгласни да правят.
Запишете основните данни за срещата, особено датата и имената на участниците. Отбележете всеки, който е отсъствал и присъствието на лице с пълномощно, което представлява тези отсъстващи членове на комисията.
Запишете стандартните процедури, следвани от комисията, които могат да включват елементи като потвърждение на протокола от предишното заседание, встъпително съобщение (бележка кой е предал съобщението, а не съдържанието на съобщението) и т.н. Обърнете внимание също така дали това е редовно насрочено заседание или е било специално заседание, свикано за някаква необичайна цел, като например спешна бюджетна среща.
Маркирайте началото на движение, като поставите думата "MOTION" в главни букви или го подчертайте, последвано от името на лицето, което е предложило предложението (например "MOTION by Colonel Mustard").
Запишете движението точно както е заявено. Предложението може да бъде представено в курсив. Ако се води дискусия относно точната формулировка на предложението преди гласуването, не записвайте разискването, просто представете точния език на окончателния вариант на предложението (например: "Предложение на полковник Mustard: комисията решава да официално порицаваме професор Плъм за заплашване на г-н Грийн с свещника. ”)
Запишете резултатите от гласуването. Комисиите могат да решат да запишат как са гласували всички в комисията (да, не, да се въздържат), броят без индивидуални решения (приети от 5 до 3), или просто резултат (приет).
