Правилата на Робърт са общоприети насоки за това как групите трябва да провеждат събрания и да вземат заедно решения. Като официален протокол за това, което се случва на всяка среща, протоколите са ключов ресурс във всеки процес на вземане на решения в групата. Протоколите от срещата не са непременно вълнуващи, но трябва да бъдат ясни и лесни за разбиране. Има точен метод за водене на минути според правилата на Робърт; следването на тази формула улеснява бъдещите читатели да следват и разбират процеса и техния резултат.
Правилата на заповедта на Робърт започват
Всеки набор от протоколи от заседанията, съгласно правилата на Робърт, трябва да включва същите подробности, които ще дадат на читателя общо разбиране за целта на срещата. Винаги започвайте с първи параграф, който включва:
- Видът на заседанието, било то редовно, специално, годишно, редовно или по друг начин.
- Датата, часът и мястото на срещата. Ако всички събрания се провеждат на едно и също място, пропуснете тази подробност
- Името на организацията, която се среща
- Потвърждение, че председателят и секретарят на организацията присъстват на заседанието. Ако не са, дайте имената на лицата, заместващи всяка от тях
- Посочете дали протоколите от предишното заседание бяха прочетени и одобрени. Ако предишното заседание не беше редовно, добавете датата на тази среща.
Основен текст на протокола
Повечето от останалите записи ще бъдат запълнени с подробности за срещата. Протоколът на секретаря може да запише заседанието и да подготви протокола по-късно, за да осигури справедлив и пълен запис на всички подробности за събранието. Винаги поддържайте вторичен метод за запис, като например лаптоп или преносим компютър, плюс химикалки и хартия, в случай че основният метод не успее.
Включете всички официални дискусионни въпроси в срещата. Вземете подробни бележки за:
- Всички предложения, направени по време на заседанието, заедно с името на лицето, което е направило предложението.
- Предложения, поставящи въпрос пред органа на заседанието.
- Окончателната формулировка и разположението на всички предложения.
- Информация за всяко гласуване, включително поименно гласуване, преброяване на гласовете или гласуване.
- Дали събранието е влязло в квазикомитет или комитет от цялото, и резултатите от този акт.
- Всички процедурни въпроси и жалби, заедно с тяхното разпореждане, както и всички причини, дадени от председателя за всяко решение.
- Документ за всякакви безотговорни коментари, които член би могъл да направи, вследствие на което председателят го нарече безреден.
- Всички останали официални дискусии се проведоха в залата.
Завършване на протокола от заседанието
Последният параграф от протокола трябва да включва всички заключителни бележки, направени от председателя, както и времето, когато заседанието е официално отложено. Ако имаше гост-лектори на срещата, запишете техните имена и темата на техните презентации в този последен параграф. Подпишете протокола от заседанието и подпишете също и вашия председател. Подписът на секретаря на записа е юридическо доказателство за автентичността на този документ, затова е изключително важно да го подпишете, преди да го подадете или да го прехвърлите на други.
