„Правилата на реда на Робърт“, правилник на парламентарната процедура, може да помогне на организациите да провеждат по-ефективни срещи. Заседанията се ръководят от председател, който отговаря за провеждането на срещата, като прилага правилата на книгата и посочва кой говори в определен момент. Първото ви задължение като председател е да назначите секретар, който ще създаде писмен запис за това, което се случва по време на срещата. След избирането на секретаря започва срещата.
Започнете срещата, като кажете: „Срещата ще дойде на ред.“ Групата може да иска да сподели церемония по откриването, като например призоваване или рецитиране на Залог за вярност.
Поканете секретаря да прочете протокола от предишното заседание, ако има такъв, или да попита дали има някакви поправки в протокола, ако те са били споделени предварително с членовете. Ако няма корекции, одобрете протоколите, за да ги направите част от официалния протокол от събитията на събранието.
Призовавайте членовете да докладват за конкретни роли или дейности, като например доклада на касиера. Ако бъдат направени препоръки, може да се наложи да се проведат допълнителни парламентарни процедури - например обсъждане или гласуване. Ако не, събранието се придвижва напред, за да адресира други доклади.
Обърнете се към недовършената дейност само ако предишна среща приключи, когато все още има обсъждани въпроси. Донесете ги в реда, в който са били първоначално насрочени.
Попитайте групата дали има нов бизнес за обсъждане.Всеки участник може да „изиска думата“, за да обсъди нов бизнес.
Приключете срещата, като кажете: „Тъй като няма по-нататъшна работа, срещата се отлага.“
Съвети
-
Заемете копие от пълния правилник и краткото ръководство от библиотеката или закупете копия за организацията си, за да можете бързо да търсите информация за провеждането на срещи.
