Независимо дали става дума за среща на служителите или такава, която включва мениджъри, служители, изпълнителни директори и инвеститори, някой трябва да е там, за да запише срещата и да сподели информацията с други, които не са били там. И тъй като спомените могат да бъдат кратки, протоколите от заседанията служат и като напомняне на присъстващите за обсъжданите въпроси, за взетите решения и за действията, които хората трябва да предприемат. Тъй като протоколите служат като ръководство за бъдещи бизнес отношения, важно е да бъдат организирани и да включват правилната информация. Това започва с надеждни инструменти.
Изберете Вашите инструменти
Когато става въпрос за избор на инструменти, изберете тези, които работят най-добре за вас и ще ви позволят да останете на върха на случващото се на срещата и да вземете съгласувани бележки. За някои хора това е лаптоп или таблетен компютър; за други това е тетрадка и писалка. Наличието на записващо устройство, като например диктофон или смартфон с приложение за запис, също може да ви помогне да прегледате срещата по-късно. Ако използвате смартфон, таблет или компютър, изключете всички звуци, игри или приложения в социалните медии, така че да не се нарушавате по време на срещата. Тези инструменти могат да ви помогнат да правите бележки по-бързо - но винаги трябва да имате на ръка преносим компютър и няколко химикалки или моливи.
Използвайте шаблон
Разработването на шаблон може да ви спести време, тъй като няма да се налага да харчите ценни моменти по време на срещата, като пишете обсъжданите теми. Компютърни програми, включително Microsoft Office, предлагат шаблони за бизнес срещи, които можете да използвате - или можете да разработите свой собствен празен документ, като използвате дневния ред, който получавате преди срещата. Тези шаблони обикновено съдържат раздели, които включват "Участници", "Елементи на действие", "Нов бизнес" и т.н., но се консултирайте с работодателя си, за да разберете дали са необходими други елементи, като имената на присъстващите акционери, имената на гости и мястото на срещата. В горната част на всяка секция създайте малка кутийка с думата "Време" в нея, така че можете да запишете времето, което е започнало. На компютъра запазете шаблона в Word или друг формат за редактиране, като оставите няколко празни пространства във всеки раздел. Ако създавате шаблон за печат и след това попълвате на ръка, оставете достатъчно място във всеки раздел. Когато пишете бележки в бързаме, често пишете по-големи и заемате повече място, отколкото бихте имали, ако имате повече време.
Какво да включим и какво да изоставим
Целта на вземането на протоколи по време на среща не е да се записва всяко нещо, което хората обсъждат, а вместо да се записват случващите се неща, предлага „Правилата на реда на Робърт“ - кратка книга, която очертава как да се справят с парламентарните срещи. Тази книга често се използва от неправителствените организации и бизнеса като ръководство за провеждане на срещи. По отношение на бележките за срещи, не губете времето си, като записвате всеки аргумент, който някой е направил за или срещу конкретно бизнес действие, например. Когато някой направи предложение, например, напишете точната формулировка на предложението, кой го е направил и окончателните резултати от гласуването. Вие обаче не трябва да записвате коментарите на всеки за или против предложението. Когато някой направи доклад, напишете кой е изготвил доклада, името на доклада, кратко резюме на доклада и предприетите действия. И тъй като взимате "минути", пишете и времето, когато решението е било взето, както и времето, когато хората са започнали да обсъждат въпроса.
Разработване на стенография
Въпреки че не записвате всяко нещо, което се е случило, понякога действието на срещата може да отиде по-бързо, отколкото можете да поддържате. Когато това се случи, използвайте собствена стенография. Например, можете да използвате съкращения от обикновени бизнес думи, като например "mgmt" за управление или "про" за продукт или производителност. Използвайте инициали за хора, участващи в срещата, като например "JS" за John Smith. Символи, като например въпросник, също могат да бъдат съкратени за "въпрос". Например, може да напишете "JS?" за да покаже, че Джон Смит е задал въпрос. Разработете своя собствена стенография и след това я преведете на термини, които всеки може да разбере, преди да публикувате бележките за срещите.
