Най-добрите практики за организация често се наричат политики и процедури. Политиката е първостепенна, всеобхватна основа за решение. Една процедура обяснява как да се направи нещо. Например, една политика би била да се отнасяме към клиента с уважение. Съответната процедура е да поздрави клиента, като използва името и фамилията си. За новите и съществуващите служители политиките и процедурите често са онлайн, което улеснява тяхното актуализиране и актуализиране.
Идентифицирайте ролите за работа, които са отговорни за поддържането на политиките и процедурите. Често тази отговорност е задължение на качествен анализатор или бизнес анализатор.
Прегледайте текущата политика или процедура за промени. Ако е необходимо или да се промени, използвайте кратък език. Промяна на заглавията политика / процедура и ключови точки съответно. Уверете се, че политиката и процедурата са фактически.
Изпълнете процедурата, както е обяснена, или я предайте на друг служител, за да изпълните процедурата. Ако липсват стъпки или предположения в процедурата, добавете тези стъпки, изяснете всички предположения и повторете процедурата.
Проверявайте политиките и процедурите веднъж на всеки два месеца. Изберете процедури, които се използват често, а не толкова често.
Посъветвайте засегнатите групи от промени в политиката / процедурата.
Съвети
-
Когато е възможно, използвайте екранни снимки, за да предоставите илюстрация стъпка по стъпка, за да покажете как се изпълнява дадено действие. Когато дадена политика / процедура се актуализира, включете датата на преразглеждането. Датата на преразглеждане информира всички за промените и гарантира, че те имат най-новата версия.
Внимание
Не използвайте съкращения или жаргон, без да ги обясните напълно. Проверете отново правилата и процедурите за точност.
