Налице са политики и процедури, които да помогнат за начина, по който вашият бизнес работи вътрешно и външно. Периодично преглеждане на вашите политики и процедури гарантира, че винаги следвате най-добрите практики. Оценяването ви помага да актуализирате вашите указания, ако е необходимо, за да отразяват промените във вашия бизнес или икономиката и да се справят с области от нужда или загриженост в компанията.
Дефиниране на правила
Политиките са писмените протоколи на вашата компания за това как се справяте с различни бизнес функции. Например, може да имате вътрешни правила за неща като облекло на работното място, посещаемост или как се искат ваканционни дни. Може също да имате външни политики за въпроси като закупуване или обработка на жалби на клиенти. Според KCG Consulting Group, политиките определят начина, по който се разработват, провеждат и оценяват процедурите и трябва да бъдат в съответствие със стратегическите цели на организацията. Политиките обикновено се определят от собственик, висш ръководен състав, консултативен съвет или съвет на директорите.
Правила за преглед
Редовно преразглеждайте политиките, за да сте сигурни, че те са пълни, изчерпателни и лесни за разбиране. Използвайте обратна връзка от клиентите и персонала в процеса. Според KCG, политиката трябва да бъде в писмена форма, с отделен набор от директиви за всяка политика. Това улеснява разбирането и преразглеждането и промяната, когато е необходимо. Например, ако клиентите редовно се оплакват, че нямате определена политика за връщане или възстановяване, или ако служители твърдят, че няма справедлив процес за начина, по който хората използват личните дни, си струва да добавите въпросите към дневния ред за преглед на политиката. Когато дадена политика вече няма практически смисъл или вече не е приложима, можете да я актуализирате или елиминирате.
Дефиниране на процедури
Процедурите са стъпките или процесите, които вашият бизнес използва в ежедневните бизнес дейности. Например, може да имате процедура за това как да проверявате посетителите, да отваряте или затваряте бизнеса за деня или да почиствате или работите с машини. Наличието на процедурни указания помага да се гарантира, че вашият бизнес работи безопасно и ефективно, особено в райони, където грешките могат да бъдат опасни или скъпи. Например, ако нямате процедура за заключване на вратите на бизнеса през нощта, можете да отворите компанията за потенциална кражба или вандализъм. Според КЦГ процедурите трябва да включват информация, свързана с това кой какво прави, когато го правят, в какъв ред и по каква причина.
Процедури за преразглеждане
Дейностите, които имат няколко стъпки или стъпки, които трябва да се прилагат в определен ред, трябва да имат процедурни насоки. Ако някой елемент от вашия бизнес преживява чести грешки, процедурата за тази област трябва да бъде оценена. Например, ако клиентите редовно се оплакват от късното изпращане, оценете процедурите си за приемане на поръчки, изпълнение на опаковки и проследяване на доставката. Това ще ви помогне да определите области, където е необходимо изясняване или по-голяма дефиниция. Прегледайте процедурите, като помолите служители, които не са запознати с процеса, да прочетат съществуващите ви указания и да идентифицират области, които нямат смисъл или са трудни за разбиране.
