Политиките и процедурите са важни за бизнеса, тъй като, както е обяснено от Министерството на здравеопазването и семействата на Австралия, те определят как бизнесът трябва да функционира и да определят моралната, етичната и правна гледна точка на бизнеса. По този начин подобряването на политиките и процедурите може да засили производителността на компанията и вътрешните и външните отношения. Това от своя страна може да доведе до по-добри приходи и цялостен бизнес успех.
Идентифицирайте целите на бизнеса. Всичко в политиките и процедурите трябва да отразява тези цели.
Прегледайте настоящите политики и процедури, за да разберете дали те са актуални и отговарят на целите на компанията.
Провеждане на официални и неформални срещи на служителите, интервюта и проучвания, за да се получи информация за това какво чувстват служителите в политиките и процедурите. Възможно е ръководството да има различни мнения за това какво е важно за политиките и процедурите. Включването на мнения на служителите елиминира риска от политики и процедури, които не отговарят на нуждите на служителите.
Проучете законите, които са приложими за бизнес операции. Тези закони могат да се променят с времето. Настоящото ръководство за политики и процедури трябва да отразява текущата версия на законите и ясно да определят как тези закони влияят на протоколите.
Разделете политиките и процедурите на два раздела. Първият раздел трябва да очертае протоколите, които се прилагат за всички служители. Вторият раздел трябва да бъде разделен по отдел и да уточни правилата, които се отнасят за всяка секция на компанията. Това позволява на служителите бързо да намират данни, свързани с тяхната работа.
Изберете формат за преразгледаните политики и процедури, който е сбит и не оставя читателите да прелистват цялото ръководство.
Разработете и очертайте очертанията на всеки раздел. Запитайте се дали описанията на услугите и работните места са ясни и да ги преразгледат от комисия, за да идентифицират всякакви области на неяснота.
Прегледайте политиките и процедурите за 7-те Cs. Както е посочено от Крис Андерсън от work.com, 7-те Cs включват контекст (включвания са уместни), последователност (термини, използвани по един и същ начин), пълнота (без пропуски в информацията), контрол (условия, подробности, цели на фирмата), съответствие (термини показват как да се спазват правилата, както и наказанията), коректност (без грешки, правописни или граматични грешки) и яснота (без двусмислие).
Разгледайте политиките и процедурите от експерти извън компанията. Например адвокатът може да разгледа политиките и процедурите, за да се увери, че те не съдържат правни вратички или задължения.
Съвети
-
Поддържайте под внимание различните стилове на учене при изграждането на политиките и процедурите. Не забравяйте да включите графики и визуални представяния, за да помогнете на тези, които са по-графични.
