Рационализирането на политиките и процедурите в една компания може да бъде труден процес. Независимо дали компанията е производствено предприятие или просто малък офис, тя ще се възползва значително от рационализирането на всички политики и процедури, в които компанията се ангажира. Тъй като този процес изисква проучване на всички нива на компанията, може да отнеме няколко години, преди задачата да бъде напълно завършена.
Проучете всички политики и процедури, които се извършват във вашата компания или компанията, за която работите. Отделете няколко дни, за да наблюдавате всеки отдел на компанията и какви политики и процедури правят всеки ден.
Вземете под внимание всички процедури и политики, които са излишни или забавят производителността на служителите. Разберете колко време е необходимо, за да получите одобрение за задачи, заедно с всички лицензи, нотариуси или разрешения от съдилищата.
Оценка на всяка политика и процедура за рентабилност, ефективност и необходимост.
Направете нов план за политика и процедура, който премахва всякакви ненужни административни задачи, одобрения или документи. Например служителите могат да въвеждат данни в електронна таблица и да ги изпращат по имейл, вместо да отпечатват хартиено копие.
Обърнете внимание на всякакви дублиращи се процеси в компанията, като например преглед на проект от няколко различни души. Премахнете възможно най-много дублиращи се стъпки. Например проект, който се преглежда от няколко души, може да се нуждае само от един квалифициран преглед.
Попитайте служителите, мениджърите и дори външните партньори, които работят с компанията, какво биха променили по отношение на политиките и процедурите на тази компания. Това може да доведе до появата на много дефектни политики и да помогне на компанията да бъде удовлетворена от всички нива.
Намерете най-бързия и най-прост начин за изпълнение на задачите, като наблюдавате няколко служители, които изпълняват една и съща задача. След като откриете идеалния начин за изпълнение на тази задача, обучете всички останали служители да изпълнят задачата по този начин.
Ремонт и надграждане на цялото оборудване, машини и компютри в компанията. Това ще намали непродуктивното време и ще спомогне за ускоряване на крайния процес.
Проверете всички ръководства и документи за обучение. Опростете целия език и намалете всички ненужни части от ръководството, за да предоставите ясен и кратък стандарт за изпълнение на задачите.
Съберете всички данни, след което създайте предложение за премахване на ненужните политики и процедури. Представете данните на собствениците на компанията, така че те да могат да определят какви промени да приложат.
