Ако сте попаднали по телефона с дългогодишен колега или клиент, това, което трябваше да бъде бързо, просто телефонно обаждане, може да отнеме голямо парче от деня ви. Вместо да се опитвате да изпълнявате много задачи, докато обаждащият се търси, трябва да използвате някои тактични техники, за да прекратите разговора възможно най-бързо, без да жертвате учтивостта или да се отклоните от основния етикет. След като се погрижите за бизнеса в момента, можете да направите доброто и учтиво излизане от разговора.
Съсредоточете се върху въпроса. Дръжте разговора съсредоточен върху целта на разговора и избягвайте да се разхождате на малки разговори. Ако човекът, с когото говорите, започва да се отклонява от тема, която не е свързана с нея, внимателно го върнете към по-важни въпроси. Не се страхувайте да бъдете напред, когато правите това. Ако човекът, с когото разговаряте с друга тема, го върнете, като кажете „Но за…“ и отново споменете основната точка. Това ще позволи на обаждащия се да знае, че обектът е най-важното нещо. Също така споменете, че "не искате да отделяте твърде много от времето си." Това е строг, но учтив начин за провеждане на телефонно обаждане.
Задайте въпроси от затворен тип, така че не може да има отклонение от основната тема. Вместо да задавате въпроса какво време е подходящо да се срещнете, попитайте: „Ще бъде ли подходящо 10 часа да се срещна?“ Затворените въпроси ще имат само определен брой отговори, най-много два или три, и това ще засили спецификата на разговора. на обекта.
Обобщете телефонното обаждане, за да се уверите, че сте се погрижили за всичко. Повторете въпроса и начина, по който той се обработва. Бързо: „Ще извадя тази информация и ще получа доклад до края на деня“, потвърждава, че всичко е взето под внимание.
Попитайте дали има нещо друго, което можете да направите, за да помогнете, или други въпроси по темата, които трябва да бъдат обсъдени. Още веднъж затвърдете целта на разговора и не се отклонявайте от други теми. Използвайте фрази като "Така че, това решава ли проблема ви с отчета за разходите?" Или "Има ли нещо друго, което мога да включа в този пакет за вас?" Тъй като обаждането ви достига до заключението си, човекът от другата страна вероятно ще признае, че не, няма нищо друго в тази тема, което да обсъждаме.
Благодарете на повикващия за времето, което сте извикали, или за обаждането (в зависимост от това кой е започнал разговора). Нека му каже, че ще следиш по какъвто и да е начин, подходящ за ситуацията. Използвайте бърз „Приятен ден“ или „Благодаря за обаждането“, за да приключите разговора. Избягвайте дългите сбогувания, през които обменяте твърде много любезности.
Съвети
-
Ако знаете, че даден колега има тенденция да говори прекалено дълго, изпратете имейл, когато е възможно, за да разрешите проблеми или да зададете въпроси.
