Когато напускате гласова поща, е важно да се представите професионално. Ако искате да бъдете взети на сериозно, трябва да знаете как да оставите съобщение правилно, какво да кажете и как да прекратите вашето съобщение.
Как да оставите гласова поща
Вероятно оставяте съобщение с искане за обратно извикване, така че начинът, по който се представяте по телефона, ще повлияе на възможността лицето, което се обажда. Уверете се, че знаете какво ще кажете преди да се обадите. Започнете, като кажете името си и името на фирмата си или компанията, от която се обаждате. Не забравяйте да споменете два пъти телефонния си номер, за да може приемникът да има достатъчно време, за да запише номера.
Ако имате уникално име, го напишете, докато давате телефонния си номер за първи път. Дори и да сте нервен, говорете бавно, сякаш пишете информацията. Говоренето бързо може да обърка човека, с който се опитвате да се свържете. Гласовата поща трябва да е не повече от 30 до 45 секунди. Отидете направо до точката на вашето обаждане.
Практикувайте професионализма като прекратите телефонно съобщение
Въпреки че е добре да стигнете до точката на телефонно съобщение, никога не искате да кажете само името си, номера и да кажете на човека да се обади. Трябва да има повече информация. Трябва да опишете накратко защо се обаждате. След като оставите информацията си, можете да кажете на човека кога ще бъдете на разположение, докато не го уведомите, че може да се обади по негово удобство.
Оставете номера си в края на съобщението, искайки обаждане, но също така ще споменете, че ще опитате отново утре. Нищо не показва повече отдаденост, отколкото да се опита отново.
Винаги завършвайте с благодарност, като например благодаря ви. Друг начин, по който можете да прекратите разговора, е да му кажете, че знаете, че е зает, но бихте оценили обаждането. Независимо от начина, по който избирате да прекратите гласовата си поща, уверете се, че се усмихвате, докато го казвате. Устата, която се мръщи, има различен звук, отколкото усмихнати уста. Хората могат да усетят дали някой е щастлив и се усмихва на другата линия, така че се усмихвайте, ако искате по-голям шанс за обратно извикване.
Как да приключите поздрав за гласова поща
Когато настройвате поздрава за гласовата си поща за затворено в офиса гласово съобщение, избягвайте прекалено много фрази, като например: „Вашето обаждане е важно за мен“. Започнете вашето поздравление, като се извините, че сте пропуснали повикването си, дайте приблизителна времева рамка, когато обаждащите се могат да очакват обратно обаждане и всичко друго, което е важно за тях да знаят. Дръж поздрава кратко и до точката, така че повикващите по-вероятно да оставят съобщение. Средният поздрав трябва да бъде около 25 секунди.
Пример за поздрав за гласова поща може да бъде: "Здравейте, достигнахте (име на фирма). Съжалявам, че пропуснах повикването ви. Моля, оставете вашето име и най-добрия си телефонен номер, в който можете да бъдете достигнати. Ще се свържа с вас в 24 часа Благодаря.
