Главната книга е сборник на счетоводителя (счетоводител) и обобщение на сметките на компанията. Главният дневник е хронологичен запис на ежедневните финансови транзакции и книгата е детайлизирана по сметки. Главната книга често е под формата на опростена T-сметка с две колони. Официалните записи могат да използват повече колони за показване на салдото по сметката след всяко осчетоводяване на дебит и кредит. Това е част от начина, по който можете да следите финансовото състояние на вашия бизнес.
Настройвам
От счетоводителя или счетоводителя зависи как да създаде и нарече сметки за книгата, но типичен и прост начин, по който се прави на борда, е да се използва Т-методът, от който ще се извлече информацията, която е въведена в списанието. В случая с официалната книга, в края на всеки ден се показва „текущо равновесие“ на ежедневните транзакции в отделна колона.
Акаунти за наименуване и номериране
Наименуването на акаунти се прави, за да се изясни какъв е акаунтът. Обикновено, Паричните средства се наричат Парични средства, Капиталът е капитал, Разходите са Разходи - ясно обозначени с вида на разходите (наем, телефон), Приходи и вземания (дължими пари или приходи) и Задължения (дължими дългове) и т.н., Това са няколко различни типа сметки, които се намират в книга, в зависимост от вида бизнес. Повечето „кодове“ за кеш са 100 сметки; които са последвани от 200, 300, 400 сметки и така нататък. Началните салда не винаги са нулеви и зависят от това дали отваряте бизнеса си с материални активи и пасиви, които добавят или изваждат стойността от вашия бизнес.
Електронни книги
Електронните счетоводни книги имат счетоводни модули, които предоставят усъвършенствани инструменти, предназначени да управляват непрекъснатото въвеждане и отчитане на подробни финансови транзакции. Някои имат инструменти като интегрирано проследяване на проекти. Тези електронни системи могат да генерират много различни видове доклади, като списък с записи, отчети за приходите, баланси, анализ на съотношения и др. Красотата им е, че те правят всички изчисления за вас, елиминирайки необходимостта от добавяне на машини и калкулатори, освен в най-строгите обстоятелства. Електронните счетоводни книги също ви позволяват да извършвате подробни одитни следи, както и да правите сложни или прости бюджети и да стартирате отчети за печалбата и загубата (P&L). Електронното счетоводство улеснява проследяването на несъответствията, като дублиране на осчетоводявания или липсващи плащания и кредити, които могат да се появят на месечното ви извлечение от банката.
Готвене на книгите
Когато една компания увеличава финансовите данни, за да донесе несъществуващи печалби, тя се нарича „готвене на книги“. Книгите се използват за поддържане на този вид измами, тъй като приготвянето на книги включва ускоряване на приходите и забавяне на разходите, както и прилагане на синтетични транзакции. да получи по-легитимно финансиране, както и да подобри финансовото положение на Wall Street. Въпреки че Законът Сарбейнс-Оксли (вж. Ресурси) не се отнася за малък или семеен бизнес, той бе създаден, в светлината на скандалите с Enron и Worldcom, за управление на „творческо финансиране“ и за контрол на инциденти, които могат да доведат до измами, както и честна грешка.
Общоприети счетоводни принципи
Общоприетите счетоводни принципи (GAAP) позволяват на инвеститорите минимално ниво на последователност при анализа на финансовите отчети за инвестиционни цели. Тези принципи обхващат неща като признаване на приходите, класификация на балансовите позиции и неизпълнени измервания на дялове. Това е набор от общи стандарти, които могат да бъдат изопачени. Изкривените счетоводни стандарти могат да доведат до това, което се нарича „счетоводен шум“, което позволява на някои компании да нарисуват една по-ясна картина на финансовата им линия, която всъщност съществува. Във всички случаи, инвеститорите трябва да бъдат внимателни, когато разглеждат не само счетоводните книги, но и списанията, разписките, фактурите и банковите извлечения, разходите за амортизация на машини и оборудване, както и всички други налични финансови данни за определяне на „истинската“ стабилност или потенциал на бизнес преди инвестиране.
