Независимо дали става дума за сдружение на етажната собственост или мултинационална корпорация, протоколите от заседанията представляват правното основание за всички действия, предприети от групата. Бюджетни кредити, политики, покупки - всяка дейност на корпорацията, с нестопанска цел или с печалба - трябва да бъдат записани в минути. Някои организации са по-неформални от други - най-вероятно няма да чуете как някой съсед се движи да постави предложение на масата в църковния комитет - но всички трябва да действат според решенията, взети от техните ръководни органи. Протоколът е доказателство за тези действия и определя тяхното намерение.
Бъди подготвен
Планирай напред. Съберете дневния ред и списък на членовете или участниците в срещата преди срещата. Ако вашата група обичайно не работи с дневен ред, насърчете го да започне да прави това, за да запази фокуса си. Разберете колко членове са нужни за бизнес, така че можете да отбележите наличието на кворум в протокола, ако е необходимо.
Направете шаблон, който да използвате за бележките си. Включете пространства за дата, час и местоположение, както и списък с членове, за да отбележите присъстващите и отсъствия. Ако срещата включва публично въвеждане, включете редове за имена и въпроси за всеки адрес. Няколко уебсайта като Meetingtemplates.com предлагат безплатни шаблони за различни видове срещи.
Попълнете датата, часа, мястото, участниците и информацията за кворума на срещата. Забележете кой е нарекъл срещата по ред и време. Ако е възможно, помолете присъстващите членове на обществеността да регистрират имената си, така че няма да се налага да питате как да ги пишете. В големи групи от членове, циркулирайте лист за регистрация, за да проверите двойния си списък за присъствие.
Изпълнете точно
Запишете всеки въпрос и всяко действие, предприето за всеки. Винаги включвайте името на члена, който е направил предложението. Първото предложение обикновено е да се приеме протокола от предишното заседание, последван от доклади на комисиите. Включете препоръки и действия, предприети в отговор. Запазете писмени доклади на комисиите, които да бъдат включени в последните минути. Не се опитвайте да обобщавате дискусиите.
Обърнете внимание на имената на онези, които въвеждат, преместват или по друг начин защитават действията, заедно с точно прецизиране на всяко движение. Много организации също записват лицето, което спира движението. Не се колебайте да поискате преизчисление или изясняване - този официален запис обвързва групата с конкретни действия.
Записвайте гласовете според системата на вашата организация. Ще трябва поне брой гласове. Някои групи също добавят имена и записват как всеки гласувал.
Запишете времето и метода на отлагане. Подпишете името си като секретар-минувачка.
Следваме
Напишете минути веднага, докато срещата е свежа в ума ви. Вземете ги до ръководителя за одобрение в рамките на ден или два заедно със списък от доклади или експонати.
Изпращайте минути на членове и участници, които са ги поискали по електронна поща, First Class mail, споделено приложение, като например Microsoft OneNote или облачна програма като Google Диск.
Подгответе официално копие и приложете оригинални доклади и експонати за постоянния запис.
Съвети
-
Опитайте се да усъвършенствате шаблона за нуждите на вашата организация, вместо да се опитвате да приспособите бележките си за среща към абстрактен шаблон. Много бизнес шаблони са твърде неформални за организационни или публични срещи.
Насърчавайте използването на Правилата за ред на Робърт във вашата организация. Това е широко използван формат, който може да се адаптира към официална и неформална среща.
