Правилното записване на протоколите от срещите е важна стъпка, която може да бъде пренебрегната. В някои случаи поддържането на дневник за протоколите от заседанията може да бъде законово изискване. Независимо дали е правно изискване или не, това е добър начин да се запази всеки човек съсредоточен и на място след срещата, и предоставя исторически данни за дейностите на организацията.
Дневен ред на срещите
Определянето на дневен ред помага да се запази дезорганизацията на срещата и ви позволява да напишете предварително описание на протокола. Това спестява време и улеснява попълването на бланките по всяка тема, както е обсъдено.
Предварителна информация
Отбележете горната част на документа "Минути за Дата." В горния десен ъгъл избройте основната информация за срещата. Отбележете името на фирмата, датата и мястото на срещата, както и времето, когато срещата започна и приключи.
Кой присъства
Протоколът трябва да показва кой е присъствал на срещата. Посочете името и заглавието на всяко лице. Ако участниците са от различна организация или са поправени по телефона, това трябва да се отбележи. Също така имайте предвид кой е взел протоколите от заседанията, което обикновено е корпоративният секретар.
Теми на дискусията
Поддържайте темите на дискусиите прости, когато компилирате протоколите. Не цитирайте казаното от всеки човек. Придържайте се към основното описание на темата и ясно заявете какво решение или резултат е постигнато. Няма нужда да се доразработва в протокола.
Въведете незабавно минути
Въведете незабавно минутите за срещата. Колкото повече време минава преди да бъдат написани минути, толкова по-вероятно е да забравите нещо, което се случи. Някои намират за полезно да имат записващо устройство на касетата по време на срещата, за да имат запис, който да проверява при необходимост при съставянето на протоколите. Раздайте копие от протоколите от заседанията на всички присъствали.
