Документирането на действията, предприети по време на среща, позволява да се помнят важни теми и решения през следващите години. Всички важни взаимодействия на срещата трябва да бъдат записани, включително когато се правят искания - дори ако в крайна сметка предложението се провали.
Цел на протокола за срещи
В протокола се документират решенията и дискусиите, които се проведоха по време на среща. Като писмен запис, протоколите също могат да служат като правна документация на заседанието. Всеки вид среща може да запише минути, от официалния корпоративен съвет на директорите до срещата на персонала на организацията на среща на общността относно публичните политики.
Провеждане на протокол за срещи
Изключителните организационни умения, уменията за слушане и вземане на бележки дават възможност за записване на протоколите на среща. Не всичко казано по време на срещата трябва да бъдат документирани; вместо това се съсредоточи върху ключовите точки, като:
- Датата, часът и мястото на срещата
- Списък на присъстващите
- Обсъдени бяха основните теми
- Внесени предложения
- Решенията, които бяха финализирани
- Действията са завършени
- Всички стъпки, които трябва да бъдат предприети преди следващата среща
Неуспешни предложения
Когато участник в срещата иска да представи въпрос за разглеждане, се прави предложение. Обикновено движението трябва да бъде изпратено, което означава, че друг участник е съгласен, че въпросът трябва да бъде разгледан - да се движи напред и да се обсъди. Ако предложението не бъде изпратено, тя се нарича a неуспешно движение, Дори и провалено движение трябва да бъде документирано в протокола. Напишете кой е направил предложението, от какво се състои предложението и че не е успял. Например, един от методите за запис може да изглежда така:
- Предложение: Всички компютри в библиотеката трябва да бъдат заменени с нови и настоящи модели. Предложение, внесено от Бил Смит. Предложението не е изпратено; движението не бе успешно.
Предложенията, които се изпращат, все още могат да се провалят, ако не носят достатъчно гласове. След подаване на предложение и придвижване напред участниците в срещата обсъждат въпроса. Предложението е неуспешно, ако мнозинството от гласоподавателите не подкрепят приемането на въпроса. Това трябва да бъде записано в протокола като такъв:
- Предложение: Всички компютри в библиотеката трябва да бъдат заменени с нови и настоящи модели. Предложение, внесено от Бил Смит. Предложение, подкрепено от Боб Джоунс. Гласуването беше 5-2 против; движението не бе успешно.
