Писменото предложение винаги предлага да се отговори на нужда от услуга, продукт или проект. За да успее, предложението трябва едновременно да информира и убеди аудиторията си за квалификацията, решението и бюджета на вносителя.Търсеното предложение обикновено предоставя конкретна информация, която читателите изискват в определена поръчка и формат. Понякога нежелано предложение трябва да убеди читателите, че има нужда. Така или иначе, предложението трябва да има непреодолимо начало, среда и край. Нагласете всеки раздел от предложението си, за да предоставите накратко какво трябва да знаят вашите читатели, за да приемат предложеното от вас решение с увереност.
начало
Създайте „предния въпрос“ на предложението си. Обикновено това се състои от писмо за предаване, заглавна страница, съдържание и резюме на проекта. Вашето резюме на предложението може да бъде под формата на резюме от 100 до 300 думи или резюме на една страница.
Започнете предложението си със заглавието „Въведение“. Разкрийте целта на предложението и прегледайте съдържанието му. Опишете отношенията си с вашите читатели или с различни източници на информация. Кратко описание на вашето решение, особено ползите от него, за да привлечете вашите читатели.
Обсъдете „Предпоставки“ на вашето предложение. Посочете проблема и опишете аудиторията си. Демонстрирайте, че сте изследвали въпроса и от различни ъгли, за да излезе с добро решение. Ясно посочете своите предпоставки и предположения и определете всички основни термини, които използвате в предложението.
среден
Опишете вашето „Решение“. Покажете на читателите защо вашето решение е най-добрият начин за решаване на неотложния проблем. Обсъдете ползите от вашето решение убедително, за предпочитане с помощта на твърди факти и цифри в подкрепа на твърденията си.
Опишете "подход" или "методология", с които ще приложите решението си. Включете информация за това как ще подреждате и управлявате работата и осигурете достатъчно работна ръка и ресурси, за да постигнете качествени резултати. Посочете подробен график, който посочва ключови етапи и критични контролни точки, а работен план показва участието на всички участници във времето.
Избройте вашите “Квалификации”, за да направите вашите читатели удобни и уверени във вашите способности. Дайте доказателства, че вие и вашият екип, ако има такива, имате опит и опит, за да свършите добре работата.
Посочете „Бюджет“, в който са изброени всички необходими ресурси и съответните им разходи. Изчислява се общата стойност на работата, включително труд, материали, оборудване, консумативи и т.н.
Край
Завършете с „Заключение“, което повтаря и подчертава ползите от вашето решение. Настоятелно насърчавайте, уверено и убедително. Предложете да предоставите допълнителна информация, ако е необходимо.
Избройте вашите „Референции“. Посочете източниците, които сте използвали за разработване на вашето предложение.
Съставете раздел „Приложения“, съдържащ допълнителни документи, които подкрепят твърденията или илюстрират изявленията, направени във Вашето предложение. Те могат да включват електронни таблици, графики, подобни проекти или казуси, резюмета, препоръчителни писма, бели книги и т.н.
Съвети
-
Информационните нужди на аудиторията ви трябва да насочват какво да включите или да изключите от предложението ви.
Водете вашите читатели от загриженост по отношение на проблем към вашето решение. Предшествайте информацията за разходите си с успокояващите си квалификации и го следвайте с резюме на вълнуващите възможности и ползи за вашето решение.
Може да не се нуждаете от всички горепосочени секции и дори да комбинирате няколко раздела в една. Обратно, можете да създавате нови раздели, за да удовлетворите нуждите на своите читатели. Например, добавете раздел „Преглед на литературата“ след „Предистория“, за да опишете работата, която е тясно свързана с вашето предложение; или, добавете раздел „Договор“ след „Квалификации“, за да посочите вашите договорни предположения, очаквания или изключения.
Форматирайте предложението си за лесно четене. Направете всеки параграф, за да започнете или да завършите с основната си точка, запазвайки средната част за подробности или примери. Уверете се, че всеки параграф не е по-дълъг от 10 реда. Курсирайте или подчертайте ключовите точки и използвайте заглавия и подзаглавия, за да помогнете на читателите бързо да намерят информацията. Ако не е указано друго, използвайте размер на шрифта от 10 до 12 точки.
Проверете предложението си за правописни и граматични грешки. Когато е възможно, вземете нов набор от очи, за да прегледате предложението си, преди да го отпечатате и изпратите.
Създаване на шаблони и адаптиране на приложимите части на успешни предложения в бъдещи предложения.
