Счетоводната информация е данни за транзакциите на даден бизнес субект. От закупуване на инвентар и машини до сключване на дългосрочни договори за строителство, събитията, които възникват в бизнес операциите, почти винаги се превръщат в счетоводна информация. Счетоводството е метод за идентифициране и записване на тези данни и използването му за генериране на полезни отчети за различни потребители. Тези потребители обикновено се класифицират в две групи: вътрешни потребители и външни потребители. Тъй като нуждите на тези потребители са толкова разнообразни, счетоводството има две основни перспективи. Управленското счетоводство е перспективна перспектива, насочена към вътрешните потребители. Финансовото счетоводство се основава на исторически данни и е стандартизирано за външни потребители. За да разберете тези перспективи, трябва да разберете няколко основни понятия, които формират основата на счетоводството като език на бизнеса.
Съвети
-
Счетоводната информация е измерима, количествено измерима информация за сделките и събитията, включващи стопанска единица.
Какво е счетоводна информация?
Счетоводната информация е информацията, която произтича от бизнес транзакциите. След като веднъж е идентифицирана, информацията се класифицира и записва и в крайна сметка се намира в различни доклади. За счетоводното отчитане на парични средства това е относително просто. Приходите се записват в счетоводните книги, когато се получават парични средства, а разходите се записват при изплащане на паричните средства. Този метод може да бъде по-лесен, но е подходящ само за по-малките предприятия само с няколко собственици или партньори. Въпреки това, предприятията с повече инвеститори и предприятия, които имат инвентар, намират необходимото счетоводно начисляване. Освен това, публично търгуваните предприятия са задължени по закон да използват счетоводна отчетност на базата на текущо начисляване. Сделките с текущо начисляване се отчитат по отношение на счетоводното уравнение, където всяка сделка има дебитна и кредитна страна.
Какви са трите основни елемента на счетоводството?
Счетоводното уравнение се състои от три елемента: активи, пасиви и собствен капитал. Активите са неща, които бизнесът притежава и може да използва. Активите могат да бъдат материални, като инвентарни позиции, машини, сгради и консумативи, или нематериални, като патенти и авторски права. Парични средства и подобни на парични средства инструменти, като например салда по банкови сметки, също се считат за активи. Бизнесът може също да държи инвестиции, които биха се считали за дългосрочни активи.
Задълженията са суми, които бизнесът дължи на други предприятия. Например, бизнесът може да закупи инвентар за препродажба на кредит. Сумата, която дължат на своя доставчик, ще бъде пасив, докато не бъде платена. Тъй като бизнесът плаща на служителите и удържа данъци от заплатите, те ще поемат задължение под формата на данъчни удръжки, дължими на правителството. Бизнесът може да вземе заеми или кредитни линии, за да плати някои разходи. Тези салда по заема биха представлявали задължения на бизнеса.
Собственият капитал е комбинация от суми, инвестирани в бизнеса от собственици или акционери и печалби на бизнеса през годините. Еднолично търговско дружество, партньорство или LLC може да започне с това, че всеки от членовете на бизнеса поставя сума в брой в банкова сметка за ползване от бизнеса. Една корпорация може да започне с голяма група инвеститори, които обединяват пари заедно. Така или иначе, тази инвестиция представлява участието им в бизнеса и се нарича собствен капитал. Тъй като бизнесът работи, неговите печалби и загуби ще увеличат или намалят собствения капитал.
Тези три елемента се съчетават в счетоводното уравнение, което гласи, че активите са равни на пасиви плюс собствен капитал. Както при всяко уравнение, двете страни трябва да останат равни. Именно тази концепция е в основата на необходимостта от дебитна и кредитна страна на всяка транзакция. Увеличението на активите винаги ще доведе или до увеличение на пасиви или собствен капитал, или до намаляване на различен актив, който беше разменен. Например, ако фирмата ви купува материални запаси с пари в брой, транзакцията намалява паричния актив, за да увеличи актива на запасите. Ако бизнесът ви вместо това купува рекламните места на кредит, фирмата ви е увеличила пасив, дължими сметки, за да увеличите сметката в активите на рекламните места.
Защо счетоводството е важно за бизнеса?
Счетоводната информация помага на хората да вземат бизнес и финансови решения. Тяхното доверие в точността и надеждността на тази информация е почти толкова важно, колкото и действителните финансови резултати на бизнеса. Ето защо е важно да има система, която точно да улавя реалностите на операциите на даден бизнес и неговото финансово състояние и да докладва информацията добросъвестно. Има много потребители на счетоводна информация, всяка от които има различни опасения за бизнеса.
Мениджърите трябва да могат да прогнозират потенциалните резултати от различни бизнес решения. Служителите искат да знаят, че бизнесът ще продължи да функционира финансово стабилно. Инвеститорите искат да знаят как бизнесът използва парите си, за да реализират печалба, и трябва да могат да сравняват бизнеса с други предприятия, за да оценят инвестиционните стратегии. Доставчиците и другите кредитори трябва да знаят за финансовите резултати на даден бизнес и дали бизнесът има достатъчно активи или използва прекалено много кредити. В широк смисъл тези потребители могат да бъдат разделени на две основни групи: вътрешни и външни. В резултат на това счетоводството има два основни раздела: управленски и финансов.
Финансово счетоводство
Финансовото счетоводство е клонът на счетоводството, който се фокусира върху стандартизираното отчитане за предоставяне на информация на външни потребители. Публично търгуваните компании, тези, които предлагат своите акции за продажба на различни борси, са задължени да изготвят финансови отчети и да ги подадат в Комисията за ценни книжа и борси за публично разглеждане. Съветът по стандарти за финансово счетоводство определя стандартите, които уреждат начина, по който се извършва финансовото счетоводство. Тези общоприети счетоводни принципи или общоприети счетоводни принципи служат като рамка, която счетоводителите да използват, когато решават как да измерват и записват финансова информация.
GAAP диктува, че счетоводната информация трябва да има определени качества: приложимост, същественост, надеждност, разбираемост и съпоставимост. Съответната информация е информация, която влияе на взетото решение. Материалността означава, че нещо е достатъчно значимо, за да бъде отбелязано. Например, бизнесът с няколко милиона долара може да не се налага да се тревожи за точно отчитане на сделка от $ 200, но ще намери сделка от $ 20 000 като съществена. Надеждната информация не съдържа грешки или манипулации. Разбираемост означава, че информацията е представена ясно и по ефективен начин, за да се избегне погрешно тълкуване. И накрая, сравнимостта означава, че отчетите се създават и представят като се следват приетите счетоводни методи към момента. Това позволява на потребителите да сравняват един бизнес с друг, защото знаят, че им се казва информация по същия начин от бизнес към бизнес.
Основни счетоводни принципи на финансовото счетоводство
Финансовото счетоводство е на базата на текущо начисляване и използва GAAP като своя рамка. Съгласно GAAP приходите са съпоставени с разходите, използвани за тяхното създаване. Приходите се считат за получени, когато предприятието е доставило стоки или предоставило услуги, независимо дали се обменя или не. Разходите също се записват при получаване на стоки или услуги. Тези сделки влизат в счетоводните книги по тяхната историческа цена и не се преоценяват по-късно. Историческата цена е обективна, а преоценката би била субективна и трябва да се избягва. Тези принципи ръководят създаването на финансовите отчети.
Основните финансови отчети
Във финансовото счетоводство всеки счетоводен цикъл води до три основни финансови отчети: отчета за доходите, баланса и отчета за паричните потоци. От тези три твърдения, потребителите могат да анализират голямо разнообразие от коефициенти на ефективност, за да сравняват лесно един бизнес с друг, дори когато бизнесът е с различен размер.
Отчетът за доходите показва различните сметки за приходи и разходи. Първо се представя доход. Ако се касае за инвентаризация, цената на продадените стоки обикновено се приспада от приходите, преди да се премине към разграничаване на категориите разходи. Цената на продадените стоки и разходите се приспадат от приходите, за да се получи нетната печалба или “долния ред” на отчета за доходите.
Счетоводният баланс следва счетоводното уравнение. Той показва всички сметки на активите от едната страна и сметките за пасиви и собствен капитал, от друга. Когато книгите са затворени в края на отчетния период, нетните приходи се отразяват в сметките за собствения капитал. Изготвя се пробен баланс, извършва се коригиране на счетоводните записи и в края се изготвя баланс, в който активите се равняват на сумата на пасивите и собствения капитал.
Отчетът за паричните потоци показва къде са отишли паричните средства на бизнеса. Въпреки че счетоводното отчитане на начисления означава, че сделките се записват, когато задълженията са изпълнени или приети без оглед на паричните средства, все още е важно да се знае какво се е случило с паричните средства на бизнеса.Отчетът за паричните потоци обяснява как паричните средства са дошли и са излезли от бизнеса. Тя разрушава тези потоци в различни видове дейности. За по-ясен анализ паричните потоци от бизнес операциите ще бъдат показани отделно от паричните потоци от инвестиционна или финансова дейност.
Управленско счетоводство
От друга страна, управленското счетоводство е много по-гъвкаво. Ръководството може да се нуждае от информация по различни начини, за да оцени дадено решение. Те са свободни да използват всякакъв формат на доклада, който е най-полезен за тях. Управленските счетоводни отчети не трябва да се показват на външни потребители и следователно не са ограничени от използването на общоприети счетоводни принципи.
Управленското счетоводство често е ориентирано към бъдещето и е субективно. Мениджърите може да се наложи да направят анализ на разходите и ползите, да намерят точки на пробив, да проучат разходите за жизнения цикъл или да разделят отчетите в различни бизнес сегменти от изискваните във финансовите отчети. Основната полза от управленското отчитане е гъвкавостта да се манипулират отчети, така че те са най-полезни за решението. Субективният характер на тези доклади обаче не отговаря на GAAP, поради което те не трябва да се показват на външни потребители.
Други видове счетоводна информация
Данъчно счетоводство и счетоводна отчетност с нестопанска цел имат по-специализирани правила от тези, разгледани тук. Когато обсъждате данъчното счетоводство, можете да чуете термина „съгласуване на счетоводната книга”. Това означава, че счетоводителят обяснява разликите между това, което се показва във финансовите отчети и какви резултати се показват в данъчната декларация. Това се дължи на факта, че Правилникът на Борда за стандартите за финансово счетоводство (GAAP) и правилата на IRS се различават по отношение на това как се третират определени сделки. Пример за това е лечението на разходите за хранене. Докато най-вероятно ще отразявате цялата цена на хранене в книгите на вашия бизнес, IRS ще позволи само 50% от разходите в повечето случаи. Вашето съгласуване би имало като обяснение договорената покупка, показваща другата половина на разходите.
Счетоводството с нестопанска цел се извършва по много специфичен начин, тъй като нестопанските предприятия често разполагат със средства, разпределени по много специфични начини. Емитентите на безвъзмездни средства могат да имат много специфични ограничения за начина на използване на парите. Например, може да се предостави безвъзмездна помощ, за да се помогне на нискоквалифицираните жени да получат професионално обучение. Неправителствената организация ще трябва да покаже, че средствата за безвъзмездна помощ са били използвани за постигането на тази цел. Те не могат да използват тези безвъзмездни средства за други проекти, или ще трябва да платят средствата на емитента. По същия начин, донорите могат да дарят средства за конкретен проект, а не за общ фонд с нестопанска цел. Те ще искат да видят, че целите на проекта са изпълнени. Счетоводното отчитане с нестопанска цел отделя паричните средства в различни „фондове“, за да постигне тази отчетност.
Въпреки че определението за счетоводна информация изглежда просто, можете бързо да видите как областта на счетоводството е нараснала до толкова много специалности. Има хора, които работят в широки тематични области, но много други се оказват в много специализирани роли. Физическо лице може да се занимава единствено с платими сметки, като например гарантира, че бизнесът заплаща сметките си навреме, така че осветлението да остане включено и инвентарът да тече гладко. Друго лице може да реши да работи единствено върху данъчната информация за бизнеса, като гарантира точно отчитане и спазване на правилата на всички данъчни лица, независимо дали е федерален или щатски, данък върху доходите, продажбите или заплатите. Едно нещо е сигурно: всички те ще записват информация за транзакциите на бизнеса и ще ги използват, за да докладват на различни заинтересовани страни.
