Компаниите и физическите лица обикновено използват скенери за възпроизвеждане на документи и изображения в наши дни. Те могат да бъдат самостоятелни устройства или скенери за „всичко в едно“ с възможности за печат. За да определите дали скенерът е полезна инвестиция, трябва да претеглите предимствата и недостатъците на машината. Разликата в набора от функции усложнява този процес.
Pro: Бързо възпроизвеждане с опазване на оригинала
Скенерите правят ненужно повторното въвеждане на текст или прерисуване на изображения. По този начин можете да възпроизвеждате документ или картина само за 10 секунди, дори ако оригиналът е отнел часове или дни, за да се произведе. Скенерът може да направи това копие, без да повреди оригиналния елемент.
Con: Копирани страници
Повечето скенери са създадени за възпроизвеждане на текст и изображения, отпечатани на листове хартия. Те не са предназначени за сканиране на 3D обекти, дори ако скенерът е двустранен (може да сканира отпред и отзад). Дизайнът означава, че сте ограничени в това, което сканирате. 3D сканирането ще включва по-модерна лазерна технология, която обикновено не се намира в средния офис скенер.
Pro: Дигитализация
След като сканирате документ, можете да запишете сканираното изображение като файл на компютъра. Можете да промените този файл с различни видове софтуер. Дигитализирането на документ или изображение също така означава, че можете лесно да транспортирате получения файл, като например да го поставите на устройство с писалка или да го изпратите на колега по имейл.
Con: Намаляване на качеството
Сканирането е снимка на текст, графика или и двете. В резултат на това сканирането никога не може да бъде с добро качество като оригиналния елемент, който сте сканирали, както поради ограниченията на софтуера и хардуера. Компресията на данните по време на цифрово преобразуване също намалява качеството на сканираното изображение - някои формати за компресиране са по-лоши от другите за това. Загубата на данни може да не е видима с просто око, но тя винаги се появява. Това може да не е голям проблем за основните текстови документи, но става проблематично, когато трябва да запазите детайлите и цветовете на изображението. Получаването на по-висококачествено сканиране обикновено означава създаване на по-голям файл, който не е толкова лесно съхранен или изпратен по имейл.
Con: Технически проблеми и преносимост
Скенерите разчитат на софтуер и движещи се части като транспортна пръчка, за да работят и в много случаи те също се нуждаят от хост компютър. В резултат на това скенерите могат да срещнат проблеми и да изискват поддръжка. Например, скенерът може да се нуждае от нови драйвери или да причини замразяване на компютъра, свързан със скенера. Светодиодните крушки могат да замъгляват, изисквайки подмяна, а леглото на скенера може да се замърси достатъчно, за да попречи на качеството на сканиране. Сензорите могат да спрат да работят поради неуспешни връзки. Скенерите също могат да станат остарели и да се нуждаят от подмяна с течение на времето. Поддръжката и подмяната могат да бъдат скъпи, особено за големи офис скенери, които са сложни. Освен това, преносимостта може да бъде проблем, както поради размера на скенера, така и поради зависимостта на скенера от хост компютъра.
