Планирането на събитие отнема много работа. За всеки индивид или компания, чиито услуги наемате, ще ви е необходим договор, за да ви предпази от надценяване или затваряне без тези услуги в деня на събитието. Използвайте обикновен, кратък език, когато пишете договор за събитие, така че няма място за погрешно тълкуване от която и да е от страните.
Съберете цялата информация, която трябва да включите в договора в един документ за ваша справка. Това включва имената и информацията за връзка с вас и фирмата или физическото лице, включително адрес, телефонен номер и имейл адрес, датата на събитието, времето, в което се изискват работниците, както и времето, в което събитието започва и се очаква край. Напишете списък на всяко подходящо оборудване, което ще предоставите, и това, което очаквате да донесе работникът, нает по договор. Например, ако наемате DJ, дайте ясно да знаете дали можете да доставите високоговорители, но DJ е отговорен за кабелите.
Създайте формуляр с раздели за информация за контакти, изброените дати и часове, както и очакванията от вашия списък. За вече форматиран договор Microsoft Office предлага няколко безплатни шаблона за избор.
Напишете споразумение за плащане, като посочите името си като платец, името на договорния работник (или името на фирмата) като получател, почасовото или цялостното възнаграждение и всички допълнителни такси, които могат да бъдат добавени или извадени (конкретно посочете защо това може да се случи), ако е приложимо.). Включете метода на плащане (чек, пари в брой, PayPal) и кога ще бъде извършено плащането. Ако плащането ще бъде издадено в деня на събитието, посочете дали това ще бъде преди или след приключване на услугите.
Напишете раздел, специално за възстановявания и анулиране, и изрично посочете какви са основанията ви за неплащане. Включете времеви прозорец, за да позволите отмяна. Например: "Компанията може да анулира до 48 часа преди събитието, или ще им бъде начислена такса." Посочете и какви ще бъдат таксите.
Напишете раздел за всякакви други договорени позиции, специфични за вашето събитие, и как те могат да бъдат разрешени. Например, ако събитието е на открито, включете план за "дъждовен ден" или посочете дали ще отмените събитието, как ще уведомите наетия работник и каква (ако има такава) компенсация може да получи.
Създайте раздел с вашите имена и пълните имена на работниците, които сте сключили, с въведен ред и дата. Копирайте подписания договор за събитието за работника и запазете допълнително копие за записите си.
