Резюме може да придружава всеки тип доклад - това е просто консолидация на важните подробности, ако аудиторията ви не иска да прочете целия отчет. Разликите са в по-фините детайли. Трябва да настроите стандартния формат, за да приспособите темата и аудиторията си. Ако аудиторията ви е военна, стратегическата маркетингова група предупреждава, че само флотът произвежда над 500 милиона страници документация годишно. Имайки това предвид, трябва да бъдете най-важната ви грижа, защото персоналът може да не разполага с много време, за да похарчите за страниците си.
Организиране на информацията
Първото ви предизвикателство е да организирате информацията в доклада си, така че да можете да включите най-важните части в много по-кратък документ - вашето резюме. Прегледайте пълния отчет и изчистете информацията, която искате да включите в обобщението си. Редът на представяне трябва да бъде подобен на начина, по който информацията се появява в самия доклад. Включете заглавия в обобщението си, които съответстват или могат лесно да бъдат свързани с разделите в отчета Ви. Ако отчетът ви не се поддава на заглавия, можете да правите бележки в обобщението си, когато го пишете, като насочвате читателя си към мястото, където в по-дългия отчет може да намери по-задълбочена информация. Не искате да включите конкретни данни в резюмето си, но читателят ви трябва да може да го намери, ако иска да знае повече.
Писане на резюмето
Целта на резюмето е да обясни възможно най-бързо цялата фундаментална информация, от която читателят трябва да вземе решение по въпроса, към който се обръщате. Структурирайте обобщението си, така че най-важната информация да се появи в началото. Това трябва да включва споменаване на целта и обхвата на доклада и евентуално и вашето заключение. Може да не искате да оставите военната си аудитория да се досети до последния параграф на резюмето. В зависимост от съдържанието на доклада можете да следвате процедурите, които трябва да се изпълнят, проучванията, които сте извършили, анализите, опциите и окончателното решение. Пазете параграфите си кратки, не повече от седем или осем изречения и отделете всеки от тях в част от вашия доклад. Останете в рамките на три страници, освен ако не обобщавате технически доклад. В този случай обобщението ви може да бъде до 10% от страниците на отчета ви, но ако е толкова дълго, е приемливо да напишете две отделни резюмета. Колкото по-дълъг може да се справи с технически проблеми и по-кратко резюме от 3 страници, може да се направи преглед на целия доклад. Не скачайте назад и напред между миналото, настоящето и бъдещото време - това забавя четивността.
Обръщане към военна аудитория
Стратегическата маркетингова група съветва, че стандартният стил на писане на армията изисква ясно послание, което насърчава бързото четене. Ако вашият доклад включва вземане на терена на всеки във всеки клон на въоръжените сили, дръжте изреченията на обобщената си информация и по същество. Избягвайте да заявявате мнения, като например: "Мисля, че това ще работи, защото X е равно на Z." Можете да оставите шест думи, като просто заявите, "X е равно на Z", след което излагайте най-важните факти и ги свързвайте с очакваните резултати.
Предпазни мерки
Помислете за читателите си, ако обсъждате военни въпроси. Ако сте член на въоръжените сили и пишете на цивилно лице, уверете се, че не включвате информация, която е поверителна или нарушава сигурността. Ако пишете доклада и обобщението си на началника си, и двамата могат да преминат през други ръце, преди да пристигнат на бюрото му, затова се уверете, че всички участници са готови да прочетат какво сте написали.
