Вашата способност да общувате ефективно ще повлияе директно на успеха ви на работа. От решаващо значение е да знаете как да пишете и изпращате кореспонденция, която е кратка и разбираема. Бизнес меморандумът е кратък документ, който разглежда конкретна група хора и се фокусира върху конкретна цел. Добре написана бележка ще ви помогне да комуникирате ефективно и да постигнете резултати. В допълнение към правилното писане, от решаващо значение е да се уверите, че вашата бележка е изпратена правилно, на хората, които трябва да я прочетат най-много.
Изработване на Вашата бележка
Помислете за аудиторията си. Преди да започнете да съставяте бележката си, вземете под внимание образователното ниво и опита на хората, с които общувате. Също така имайте предвид нуждите на вашите получатели. Някои хора може да се нуждаят от по-подробни инструкции и конкретни, установени насоки, докато други могат да получат много обща информация и след това сами да предприемат инициатива.
Използвайте правилното форматиране на заглавието. В реда "Дата" използвайте стандартни съкращения. За „To“ трябва да посочите всяко лице, което ще получи бележката по име. Не използвайте псевдоними. Използвайте имената и фамилиите и ги подредете по азбучен ред или по позиция в компанията. За реда "От" използвайте името и фамилията си, както и кой отдел сте, ако е приложимо.
Изберете тема, която е специфична и информативна. Често хората изпращат бележки с теми, които са неясни и общи. Специфичен и кратък ще даде на получателите далеч по-добра представа за това, което споменава бележката. Например, една обща тема ще чете "Среща", но конкретна тема може да каже: "Представяне на екипа по продажбите за срещата в петък."
Отворете с особеностите. Не губете време с чат или фон. Първата част от Вашата бележка трябва да казва точно какво ви трябва. Използвайки примера по-горе, на презентацията на екипа по продажбите, можете да отворите с "На срещата в петък екипът по продажбите ще представи слайдшоу с данни за приходите и задълженията за първото тримесечие."
Напишете бележката си, като избягвате пасивен глас. Бележка е предназначена за споделяне на информация и искане на помощ, така че трябва да използвате активен глас. В граматиката и писането активният глас означава, че предметът на изречението е активен - правиш или е нещо - вместо да имаш други неща да им се случват. Активен глас щеше да се чете като „екипът по продажбите ще представи слайдшоу“. Пасивен подход би бил формулиран по следния начин: „Бихме искали екипът по продажбите да обмисли презентация в слайдшоу“.
Напишете заключение. Вашето заключение не трябва да е сложно, но трябва да се обобщят ключовите точки, посочени в самата бележка.
Редактирайте работата си. Малко неща са толкова неудобни като изпращането на бизнес бележка и след това осъзнаването, че сте оставили гигантска правописна грешка точно в средата на нея. Проверете кореспонденцията си преди да го изпратите и в допълнение към корекциите премахнете ненужните думи. Пазете бележката си кратка.
Изпратете бележката си
Изпратете бележката си. Ако го изпращате чрез междинна поща, уверете се, че всяко лице, адресирано до бележката, получава собствено копие. Никой никога не трябва да споделя бележка с човека от следващата кабина.
Използвайте имейл, ако е опция. Едно имейл съобщение трябва да бъде изпратено до всички по едно и също време, но може да пожелаете да затворите копие на някои от получателите. Ако изпращате Вашата бележка по имейл, поставете темата на бележката в заглавието на темата. Не използвайте сладки или цветни шрифтове, изображения или други електронни добавки.
След като веднъж сте изпратили бележката си. Ако има срок, посочен в бележката, уверете се, че проверявате отново с получателите по-късно.
Съвети
-
Уверете се, че Вашата бележка следва правилата на фирмата относно точките от курсовете, разстоянието между параграфите и др.
Внимание
Ако използвате имейл, за да изпратите бележка, проверете преди да натиснете бутона "Изпрати". Вие ще искате да бъдете предпазливи относно това, кой получава поверителна или поверителна информация по имейл.
