Планирането на нова церемония може да бъде сравнително лесно или много трудно, в зависимост от времето на годината, вида и броя на участващите лица и сътрудничеството на местната преса. По-долу са дадени някои съвети за планиране на успешна церемония по първа копка.
Предварително планиране на програмата за първоначална церемония
Установете дата и час за церемонията. Не забравяйте да имате предвид наличието на представители, които трябва да участват.
Задайте програмата за събитието.
Направете списък на всички лица, които ще бъдат поканени. Тя може да включва градски, окръжни и дори държавни и федерални служители; местната търговска и икономическа група за развитие; ръководители на компанията или организацията, за които се случва новаторска дейност; и местната преса.
Разработете план за извънредни ситуации за лошо време. Това би могло да включва кратка церемония навън за длъжностните лица да изкопаят първата лопата с мръсотия с останалата част от церемонията, която се провежда в близкото вътрешно местоположение или в разпънато пространство. Ако времето забрани всяка външна церемония, решете дали да преместите церемонията до алтернатива за дъждовна дата или да елиминирате церемониалното копаене и да държите всичко на вътрешно място.
Определете най-добрия начин да разширите поканата за събитието. Ако събитието е затворено за обществеността, поканете участниците по пощата, по телефона или директно по електронната поща. Ако тя е отворена за обществеността, поканите могат да бъдат публикувани и в местния вестник и публично оповестени в обществените съобщения по радиото и телевизията.
Обадете се, за да потвърдите, че датата и часът за церемонията са в графика на всеки, който е на програмата. Уверете се, че всеки, който ще бъде помолен да говори или направи нещо за събитието, разбира техните роли в рамките на програмата и времето, в което трябва да говорят.
Следете всички RSVP за логистични цели. Ако говорител на програма трябва да се откаже в последния момент, имайте предвид друг алтернативен говорител, за да заеме нейното място и да направи необходимите мерки възможно най-скоро.
Подготовка за церемонията
Обадете се на местната търговска камара или на групата за икономическо развитие, за да установите дали разполагат с новаторски комплект. Повечето организации от този тип ще имат въже или ленти, за да маркират мястото, както и златна (или друга цветна) лопата и каски за церемонията. Обикновено те предоставят тези безвъзмездни средства на членовете на тяхната група. Ако тези неща не са лесно достъпни, определете как да получите това, което искате или имате нужда от себе си.
Създайте бюджет за събитието. Ако няма наличен бюджет, определете начините да получите необходимите дарения, за да се случи церемонията, както е планирано.
Решете за декорации, ако те ще бъдат необходими. Имайте предвид както оригиналния план, така и плановете за действие при извънредни ситуации. Оставете ги на място най-малко един час преди началото на събитието.
Организирайте освежителни напитки и хартиени стоки, ако е приложимо. Ако това не е така, уверете се, че за говорителите на програмата има минимум прясна вода.
Подредете седалките както на закрито, така и на открито. Ако местата не са осъществими за всички поради размера на аудиторията или мястото, където се провежда събитието, организирайте място за участниците в програмата и за другите официални лица. Определете дали ще бъдат назначени места за сядане. Ако е така, направете таблица с места за сядане, така че всички участници в церемонията да знаят къде ще седят участниците в програмата и другите официални лица.
Подгответе палатка, ако е необходимо. Уверете се, че е на мястото си няколко часа преди събитието да е започнало.
Подгответе звукова система, ако е необходима. Уверете се, че е настроен и тестван преди церемонията да започне.
Подредете контейнерите за отпадъци, ако е приложимо. Уверете се, че те са незабележимо на място преди началото на събитието.
Направете бележки за всички служители, присъстващи на събитието, така че да могат лесно да бъдат идентифицирани. Подгответе някой да ги поздрави, когато пристигнат и да ги настанят.
Отбележете мястото за копане с въже или знамена, за да дадете възможност на хората да знаят точно къде да отидат. Ако мястото е кално, за да се предотврати повреда на обувките на участниците, подредете пластмасова пътека.
Уверете се, че всички участници в копането имат твърда шапка. Имайте предвид, че такива шапки може да са необходими за всички участници, ако церемонията се провежда в рамките на определена зона за каска.
Провеждане на церемонията
Уверете се, че всички участници са на определените им места преди церемонията да започне. Уверете се, че разбират параметрите и времето, което трябва да говорят.
Обадете се на участниците по поръчка преди церемонията да започне. Добре дошли на церемонията и представете първия говорител, когато е време да започне. Очертайте всички логистични изисквания, като например място за освежаване или място за почивка.
Направете снимки на събитието, ако е необходимо. Друга възможност е да подготвите копия от снимки, направени от пресата.
Поддържайте потока на програмата от началото до края. Ако е необходимо, влезте и незабавно говорете, за да поддържате програмата на път или да покриете липсващия участник.
Погрижете се за почистването след приключване на събитието. Уверете се, че всичките отпадъци се качват и сайтът се връща към състоянието, което е било преди началото на събитието.
Елементи, от които се нуждаете
-
Списък на местните представители на пресата
-
Списък на градски, окръжни, държавни и федерални представители
-
Покани
-
Въжето ще маркира мястото
-
Лопата
-
Хардът за участниците
-
Камера
-
Декорации
-
закуски
-
Оборудване за маркиране на обекта
-
поименни маркери
-
Маси и столове
-
Подиум със звукова система
-
палатка
Съвети
-
"Мястото" съответства на мястото на новаторска дейност. Единственото време, което може да се промени, е поради размера на аудиторията или метеорологичните условия. Може да е невъзможно всеки, който иска, да е на точното място в точното време, така че снимайте за дата и час, които отговарят на графиците на участниците. Първоначалните церемонии обикновено включват церемониално копаене на първата лопата от мръсотия. Те могат също така да включват забележки от кмета или друг град, държавни или федерални служители, търговска камара или ръководители на агенции за икономическо развитие, както и служители от бизнеса или организацията, притежаващи новаторска дейност. В повечето случаи най-добре е да се опитвате да работите без система за оповестяване на публични съобщения, тъй като затрудненията и разходите, свързани с установяването на такава. Поддържайте напитките прости, като торта и удар. Повечето хора, участващи в събитието, разполагат с тесни графици и нямат време за удължени бюфети или вечери. Уверете се, че те са на място най-малко един час преди началото на събитието. Използвайте етикети само ако са необходими. Твърдите шапки често могат да се заемат от местната индустрия, ако средствата не са налични за закупуване. Винаги бъдете готови да влезете и да направите всичко, което е необходимо, за да се осигури успешен резултат. Благодарим на участниците, че идват устно или чрез писмена комуникация.
Внимание
Никога не пускайте обществеността в областта на каската, без да следвате правилния протокол, определен от правителството на града, държавата и федералните правителства.
