Преминаването от използване на хартия и моливи или различни самостоятелни компютърни програми към интегрирана информационна система е сигурен знак за растеж на малкия бизнес. За разлика от несвързана ръчна система, базирана на технологии система се справя с всички аспекти на съхранението, обработката, разпространението и съобщаването на бизнес информация от централно място. Въпреки че преобладаващите цели често се фокусират върху нематериални предимства, като придобиване на конкурентно предимство или повишаване на удовлетвореността на клиентите, много фирми се радват на осезаеми ползи, като намаляване на разходите, подобрен контрол и по-малко грешки при въвеждане на данни.
Дефиниране на материално
Това, което включвате в списъка на осезаемите ползи, зависи от това дали класифицирате тези обезщетения, използвайки тясна или широка дефиниция. Ако вашата компания използва тясна дефиниция, осезаемите ползи са само тези, които можете да определите и измерите в парично изражение. Те включват както незабавно намаляване на разходите, така и дългосрочни икономии на разходи. Широката дефиниция включва и квази-осезаеми ползи, които не можете да определите в парично изражение, но които можете директно да видите, докоснете или почувствате.
Ползи за пестене на разходи
Въпреки че често отнема време, за да се започне реализирането на ползите и разходите за спестяване на разходи, няма да се свие за една нощ, с времето финансовите ползи стават по-очевидни. В допълнение, тези ползи често се появяват в последователност. Например, информационната система увеличава производителността, което може да доведе до намаляване на работната сила, което намалява оперативните ви разходи. Тя може също така да подобри ефективността на инвентаризацията, която често намалява времето за изпълнение и води до намаляване на изискванията и разходите за инвентаризация.
По-добър вътрешен контрол
Редица осезаеми ползи работят за подобряване на превантивния и детективски вътрешен контрол. Например, централизираната система за съхранение на информация позволява подобрен контрол на достъпа. По-бързото отчитане, което често се превръща в обратна връзка в реално време, повишава отчетността и намалява шансовете за злоупотреба с бизнес активи, измама или вътрешни кражби. Освен това, автоматичното проследяване не само улеснява търсенето на настоящи и исторически документи, но и ви позволява да конструирате и преглеждате пълни одитни следи за повечето транзакции.
Увеличен приход
Информационната система може да подобри времето за реакция и да увеличи приходите от продажби. Осезаемите ползи, като например по-добра достъпност на данните и по-малко пречки в информационната система за управление на инвентара, могат да помогнат за увеличаване на продажбите чрез намаляване на запасите и обратно поръчки. В частта за управление на взаимоотношенията с клиентите, по-лесният достъп до информацията на клиента може да означава разликата между извършването и продажбата. Той също така позволява на хората, работещи в областта на продажбите и обслужването на клиенти, да следят историята на поръчките на клиента и да планират своевременни продажби.
