Когато чуете как един счетоводител говори за дебити и кредити, те обикновено не говорят за дебитна карта или кредитна карта от местната си банка. Дебитите и кредитите в счетоводния смисъл означават нещо малко по-различно. Те служат като средство за отчитане на счетоводните транзакции, като тези записи са в основата на нещо, известно като счетоводно отчитане с двойно въвеждане.
Счетоводството с двойно записване е използвано за пръв път през 1400 г. и италиански математик на име Лука Пачоли е написал и публикувал книга по темата през 1494 г. Книгата е илюстрирана от неговия приятел Леонардо да Винчи и описва счетоводната система, като обхваща теми като счетоводството списания, отчет за доходите, счетоводен баланс, двойно счетоводно отчитане и много други концепции, които са били в основата на счетоводните системи, които все още се използват.
Въпреки че мнозина в тази област смятат, че Пачиоли е "бащата на счетоводството", някаква форма на неговата двойна система за въвеждане е била използвана в продължение на много години, преди книгата на Пачиоли да бъде публикувана, въпреки че никой не знае как и кога счетоводната система за първи път е станала.
Какво е дебит и кредит?
Системата за отчитане на бизнес сделки, наричана също счетоводство, работи въз основа на това, че всяка нова сделка, извършвана от даден бизнес, причинява две различни промени в финансовото състояние на дружеството. Счетоводителите използват дебити и кредити за записване на транзакции в две или повече счетоводни сметки, като използват определен набор от дебитни и кредитни правила.
Извън счетоводния свят, думата кредит обикновено има положителна конотация, като например допълнителна кредитна работа, или получаване на кредит за усилията. За счетоводителите обаче единственото нещо, което представлява дебит и кредит, са левите и десните страни на сметката Т, които се използват по следните начини.
Когато създавате и въвеждате счетоводна транзакция, можете да използвате дебити и кредити, за да определите как доларите, които влизат или излизат от компанията, засягат включените сметки. Можете да ги въведете в счетоводна система, базирана на софтуер, като въведете данните в счетоводно списание, известно като запис в дневника. Счетоводната система ще бъде създадена, за да публикува тези счетоводни записи в основния счетоводен отчет на компанията, наречен главната книга.
Вероятно ще видите дебит и кредит, съкратени като dr и cr. Изглежда, че не съществува едно единствено обяснение за произхода на тези съкращения, но някои предполагат, че те са за дебитни записи и кредитни записи. Други се обръщат към историческото счетоводство и казват, че те са за латински думи debere ad credere.
Кредит означава запис на транзакция, направен от дясната страна на запис от две колони, докато дебит означава запис на транзакция, направен от лявата страна. Тези записи на сметките, наречени „Т сметки“, са получили името си, защото счетоводителят черпи фигури Т на хартия и поставя имената на акаунтите, които се използват най-отгоре, като „пари“ на един Т и „офис консумативи“ от друга.
Лявата страна на всяка Т сметка винаги се използва за дебитни записи, а дясната страна на Т винаги се използва за кредитни записи. Т профилите често се използват като основен инструмент за обучение, за да помогнат на учениците да разберат как работят счетоводните записи с двойно въвеждане. Сметките Т ви позволяват да напишете на хартия как всяка страна на транзакцията се записва в различните сметки на главната книга. Този метод не работи за отчитане с едно въвеждане.
Тези T сметки са графичен начин за представяне на сметка в главната книга, която е основният запис за всички счетоводни операции на дадено дружество. Много счетоводители изписват счетоводни записи на хартия, използвайки диаграми на Т-сметка, като начин за двойна проверка на транзакцията и се уверете, че дебитите и кредитите са нула и балансира балансовото уравнение.
Една сложна счетоводна транзакция може да изисква записани записи на няколко различни сметки, което налага използването на няколко ръчно написани T сметки, за да се запише и провери транзакцията.Отново, това служи като ефективен начин да се провери, че всички дебити и кредити по сделката се изравняват до нула и че транзакцията не съдържа грешки преди въвеждането на записите в основната книга на счетоводната система.
За редовното ежедневно счетоводно отчитане счетоводителят би създал записи в дневника директно в счетоводния софтуер, вместо да използва T-сметки.
Какво представлява кредитният баланс?
Кредитният баланс се отнася до салдото на долара по определена сметка, но не е толкова просто. Когато една компания създава своя главна книга, тя създава сметкоплан. Това е списък на всяка сметка, която фирмата използва за записване на финансови транзакции, а данните в тези сметки в крайна сметка се вливат във финансовите отчети на компанията.
Всеки акаунт има „нормален“ баланс; с други думи, обикновено има дебитно или кредитно салдо. Например, сметката за продажби обикновено има положителен баланс, който би бил кредитен баланс. За да увеличите този профил, бихте направили кредит. Ако сметката ви за продажби е имала дебитно или отрицателно салдо, това би било важно червено знаме за разследване. Някои сметки се държат противоположно, а кредитното салдо би било отрицателно, като например внасянето на кредит в касовата сметка намалява салдото на паричната сметка.
Всички сметки, дебитни или кредитни, се придържат към принцип, наречен счетоводно уравнение:
Счетоводно уравнение: Активи = Пасиви + собствен капитал
Това фундаментално уравнение е в основата на цялата счетоводна система за двойно вписване и когато влизането засяга сметката на активите, то трябва също да засяга или пасивната или собствената сметка на собствения капитал, за да поддържа равновесието на уравнението. Двойната система за дебит и кредит е механизмът, който помага да се запази равновесието на уравнението.
Сметките с нормално кредитно салдо се увеличават, когато е направено кредитно записване. Приходите, постъпващи в компанията, или печалби, като печалба от продажба на активи, като използвано оборудване, продадено от фирмата, са отчети за отчета за доходите и се записват като увеличение чрез използване на кредитен запис. В счетоводния баланс кредитният запис би увеличил сметките за собствения капитал на собствениците и собствениците.
Какво е дебитно салдо?
Сметките с нормално дебитно салдо включват активи в баланса и сметки за разходи в отчета за доходите. Това означава, че дебитното въвеждане увеличава салдото на тези сметки. Разходните сметки включват разходи за заплати, разходи за лихви, разходи за доставки и други разходи, свързани с офиса.
Не винаги е лесно да държите дебитите и кредитите правилни, но можете да мислите за дебитиране на разходна сметка всеки път, когато понесете разходи.
Положително или отрицателно е дебитното салдо?
Бързият отговор е, зависи. Нормалният баланс за сметка на актив е дебитно салдо, а също и положителна сума. Например, паричната сметка в баланса има нормално положително дебитно салдо, ако дадена компания има пари в банката.
От друга страна, когато разглеждате сметките за разходи в отчета за доходите, тези сметки също имат нормално дебитно салдо, но вместо това тя представлява отрицателно число или пари, изплатени от фирмата.
Какво означава кредитиране на сумата?
Когато кредитирате сума, правите запис на сметка под формата на кредит, за разлика от дебит. Ако кредитирате такъв профил, ще увеличите неговия баланс. Например, ако кредитирате $ 100 към дължими сметки, защото сте предоставили кредит на клиент, сте увеличили салдото по сметката за задълженията по сметките си. В отчета за доходите, ако кредитирате сметката си за приходите от продажби, също сте го увеличили, тъй като сметката за продажби има нормален кредитен баланс, а кредитни записи - увеличават.
Ако направите кредитен запис в сметка с нормален дебитен баланс, който включва сметки на активи в баланса и сметки за разходи в отчета за доходите, това означава, че намалявате салдото по сметката. Например, кажете, че сте платили $ 50 в брой за закупуване на доставки. Вие бихте намалили паричната сметка, като направите кредитен запис, тъй като паричните средства са нормално дебитно салдо.
Какво представляват Contra Accounts?
Contra сметките са сметки в главната книга, които работят обратното на нормалните дебитни и кредитни сметки. Например сметка за противоположна активност има нормален кредитен баланс, при който редовният профил на актив има нормално дебитно салдо. Contra сметките работят за компенсиране на редовните сметки и позволяват първоначалното салдо да се намира в счетоводните документи, като същевременно отчита и сумите за компенсиране.
Например, сметката за вземания има контра сметка, наречена "провизия за съмнителни сметки". Балансът по сметките за вземания представлява сметки на клиенти, които са издадени, но все още не са платени. Обезщетението за съмнителни сметки представлява сума, за която компанията смята, че никога няма да види плащането. Тази сума често е малък процент от общия баланс на вземанията.
Да кажем, че сметката за получаване на сметки има нормално дебитно салдо от $ 30,000. Обезщетението за съмнителни сметки има нормално кредитно салдо от $ 2,000. Тези две сметки взаимно се компенсират, оставяйки с вас нетна сума от $ 28,000 в приходните сметки. Използването на тези два акаунта ви позволява все още да отчитате първоначалните суми на вземанията и да можете да ги покажете като компенсирани от $ 2,000, за които знаете, че вероятно никога няма да получите, като ви дават сумата, която ще се превърне в пари.
Съществуват и други контра-сметки, които винаги имат партньор. Например, натрупаната амортизация е контрафактивна сметка и е обвързана с сметката на производствените активи и оборудването. Сметката за продажби има контрапазарна сметка, наречена възвращаемост и квоти.
Използване на пробния баланс
Счетоводителите съставят доклад, наречен пробен баланс, когато използват счетоводна система за двойно въвеждане, за да проверят дали всички записи са направени правилно. Пробният баланс изброява всички сметки в главната книга на компанията и салдото на всеки профил. Когато използвате двустранно счетоводство, трябва да направите дебитно въвеждане, за да компенсирате всяко кредитно записване и обратно. Ако получавате парични средства за продажба на стоки, ще увеличите сметката за продажби с кредитен запис и ще увеличите и вашата парична сметка, като използвате кредит. Всички дебити и кредити трябва директно да компенсират взаимно.
Когато погледнете отчет за пробен баланс, всички записи трябва да се компенсират взаимно, така че отчетът да има нулев баланс. Ако пробното салдо има някаква друга обща сума, е направено неправилно или непълно въвеждане и трябва да бъде фиксирано.
Възможно е някои грешки да не могат да бъдат открити, като се разглежда пробен баланс, например, ако дебитите и кредитите се компенсират взаимно, но са направени в грешни сметки. Ако изобщо не въвеждате транзакция, няма да откриете тази грешка, като прегледате пробен баланс. Освен това, ако са направени различни дебитни и кредитни грешки и те само се компенсират числено, те няма да бъдат открити в пробен баланс.
